特定技能制度は、貴社の人手不足解消に貢献する有効な手段です。

しかし、そのメリットを最大限に活かし、安定した外国人材の雇用を続けるためには、定められた運用要領を正しく理解し、遵守することが不可欠です。

ルールを守らないと、行政からの指導や改善命令、最悪の場合は特定技能外国人の受け入れができなくなるリスクもあります。

この記事では、特定技能制度の概要説明は省略し、運用要領を遵守する上での具体的な注意点、実務上のチェックポイント、そして遵守を怠った場合のリスクに焦点を当てて解説します。

「知らなかった」「うっかり忘れていた」を防ぎ、適正な受け入れ体制を維持しましょう。

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1. 受入れ企業の「義務」：ここをチェック！

まず、特定技能外国人を受け入れる企業（特定技能所属機関）として、常に満たしておくべき基本的な義務を確認しましょう。

• ポイント1：法律は守れていますか？
  

  • なぜ重要か？： 労働基準法、労働安全衛生法、社会保険関連法令、税法などの法令遵守は絶対条件です。過去の違反はもちろん、現在進行形で法令違反（例：賃金未払い、違法な長時間労働、社会保険未加入）があると、特定技能外国人の受け入れは認められません。
  • チェックリスト：
    • 給与計算や支払い、労働時間の管理は適正ですか？
    • 社会保険・労働保険への加入手続きは漏れなくおこなわれていますか？
    • 税金の未納はありませんか？
    • 定期的な確認と、必要に応じた専門家（社会保険労務士など）への相談が有効です。

• ポイント2：支援体制は整っていますか？
  

  • なぜ重要か？： 受け入れる外国人（1号特定技能外国人）が日本で安心して働き、生活できるよう、企業には支援をおこなう義務があります。そのための体制整備が不可欠です。
  • チェックリスト：
    • 支援責任者と支援担当者を選任していますか？（担当者は外国人と定期的に面談できる必要があります）
    • 外国人からの相談（仕事、生活、手続きなど）に、本人が理解できる言語で対応できる体制がありますか？
  • 補足： 自社での支援体制構築が難しい場合は、全ての支援を登録支援機関に委託することも可能です。ただし、委託した場合でも、支援が適切におこなわれているかを確認する責任は受け入れ企業にあります。

【参照】

出入国在留管理庁：「特定技能運用要領・様式等」（第一編 総則 第2章 第1節 1 (1) イ、ヘ、ト 等） https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00201.html
出入国在留管理庁：「特定技能ガイドブック」（特定技能所属機関（受入れ機関）向け） https://www.moj.go.jp/isa/content/001394044.pdf
出入国在留管理庁：「登録支援機関について」 https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00205.html

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2. 外国人支援：「計画」だけでなく「実行」が大切

1号特定技能外国人については、「支援計画」を作成するだけでなく、その計画に基づいて実際に支援をおこない、記録を残すことが求められます。

• ポイント1：支援計画は「実行」されていますか？
  

  • なぜ重要か？： 計画書を作るだけでは不十分です。事前ガイダンス、住居確保支援、生活オリエンテーション、日本語学習機会の提供、相談対応、定期面談など、計画に定めた10項目の支援を確実に実行する義務があります。
  • チェックリスト：
    • 3か月に1回以上、外国人本人およびその上司等との面談を実施していますか？
    • 仕事や生活上の困りごとについて、相談しやすい雰囲気を作り、適切に対応できていますか？
    • 計画した支援が、日々の業務の中で形骸化していませんか？

• ポイント2：活動は「記録」に残していますか？
  

  • なぜ重要か？： どのような支援を、いつ、誰に実施したのかを記録として残す必要があります。これは、支援義務を果たしている証拠となり、行政への定期的な報告（届出）の際にも必要となります。
  • チェックリスト：
    • 面談の内容（日時、参加者、確認事項、助言内容など）を記録していますか？
    • 実施したオリエンテーションや相談対応の内容を記録していますか？
    • 記録は、後から見て内容が分かるように具体的に記載されていますか？（形式は問いませんが、客観的な事実を記載しましょう）

【参照】

出入国在留管理庁：「特定技能運用要領・様式等」（第一編 総則 第2章 第1節 1 (1) ト、別表第一 等） https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00201.html

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3. 忘れずに！必要な「届出」の種類とタイミング

特定技能外国人を受け入れている企業は、様々な情報を定期的に、または変更があった都度、出入国在留管理庁に届け出る義務があります。

• ポイント1：定期的な報告（年4回）を忘れていませんか？
  

  • 主な内容： 受け入れている外国人の氏名や活動状況、報酬額、支援計画の実施状況など。
  • なぜ重要か？： 四半期ごとに、管轄の地方出入国在留管理局へ報告が必要です。これにより、行政は受け入れ状況を把握します。
  • 提出期限： 各四半期終了後、14日以内。

• ポイント2：変更があった時の報告（随時）はできていますか？
  

  • 主な内容：
    • 雇用契約の内容が変わった、終了した、新たに結んだ
    • 支援計画の内容を変更した
    • 受け入れが困難になった（倒産など）
    • 不正行為を知った
    • 会社都合で解雇した、外国人が行方不明になった など
  • なぜ重要か？： これらの事由が発生した場合、原則として14日以内（または遅滞なく）に届け出る必要があります。迅速な報告が求められます。
  • チェックリスト：
    • どのような場合に随時届出が必要か把握していますか？
    • 届出の期限を守れていますか？
    • 届出に必要な書類や手続きを確認していますか？（オンライン申請可能なものもあります）

【参照】

出入国在留管理庁：「特定技能運用要領・様式等」（第二編 各種手続 第2章 2、各種様式） https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00201.html

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4. 『運用要領』についてのよくある疑問（Q&A)

実務で判断に迷いやすい点について、いくつか解説します。

• Q1. 支援計画の10項目のうち、いくつかだけ登録支援機関に任せることはできますか？
  • A1. いいえ、できません。登録支援機関に委託する場合は、10項目全ての支援を委託する必要があります。「一部だけ委託」は認められていません。

• Q2. 定期面談の記録は、決まった様式がありますか？手書きでも大丈夫ですか？
  • A2. 決まった様式はありません。手書きでもパソコン作成でも構いませんが、「いつ、誰が、誰と面談し、何を話し、どう対応したか」 が後から客観的に分かるように記録してください。保管期間は、雇用契約終了後1年以上です。

• Q3. 必要な届出を期限までに提出できなかった場合はどうすればよいですか？
  • A3. まず、気づいた時点ですぐに管轄の地方出入国在留管理局に連絡し、指示を仰いでください。理由によっては指導や過料（罰金）の対象となる可能性もありますが、正直に報告し、速やかに提出することが重要です。

【参照】

出入国在留管理庁：「特定技能運用要領・様式等」（第一編 総則 第2章 第1節 1 (1) ヘ (ﾊ)、ト 等） https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00201.html
e-Gov法令検索：「出入国管理及び難民認定法」（第七十一条の五）
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=326CO0000000319

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5. まとめ：正しいルール理解で、より良い受け入れを

特定技能制度のルールは細かく、複雑に感じる部分もあるかもしれません。

しかし、これらのルールを正しく理解し、遵守することが、コンプライアンスを守り、外国人材に安心して長く働いてもらうための基盤となります。

運用要領は変更されることもありますので、常に最新の情報を出入国在留管理庁のウェブサイトなどで確認するようにしましょう。

判断に迷うことがあれば、自己判断せずに、出入国在留管理庁や登録支援機関、行政書士などの専門家に相談することをお勧めします。

正しいルール理解と実践を通じて、特定技能制度を有効に活用し、貴社の発展につなげてください。

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