特定技能制度を活用して外国人材を受け入れる企業が増加しています。

それに伴い、雇用している特定技能外国人が、自己都合や会社都合によって退職するケースも発生します。

特定技能外国人を雇用する企業（特定技能所属機関）は、日本の労働関連法規の遵守はもちろんのこと、出入国管理及び難民認定法（以下、入管法）に基づく特別な手続きを行う義務があります。

特に、特定技能外国人が退職する際には、入管法に基づく届出が必須となります。

この届出を怠ると、指導や罰則の対象となるだけでなく、最悪の場合、今後の特定技能外国人の受け入れが認められなくなる可能性も否定できません。

外国人材の円滑な受け入れと、法令を遵守した適切な雇用管理を行うためには、退職時の手続きを正確に理解し、遅滞なく実行することが極めて重要です。

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特定技能外国人の退職：企業が行うべき手続きの全体像

特定技能外国人が退職する際には、主に以下の手続きが必要となります。

  1. 出入国在留管理庁（入管）への届出: 入管法に基づく、最も重要な手続きです。
  2. 労働保険・社会保険に関する手続き: 日本人従業員と同様に、必要な手続きです。
  3. 退職者本人への対応: 離職票（本人が希望する場合）や源泉徴収票の発行などを行います。

これらの手続きには、それぞれ厳格な期限が定められています。

特に入管への届出は、退職日の翌日から起算して14日以内と期限が非常に短いため、迅速な対応が不可欠です。

以下、退職が決定してから手続きが完了するまでの流れに沿って、各ステップで企業が実施すべきことを具体的に見ていきましょう。

【ステップ1】退職の申し出～退職日確定

特定技能外国人から退職の申し出があった場合、または会社都合により退職となることが決定した場合、最初に行うべきは退職日の確定です。

  1. 退職意思の明確な確認: まず、本人の退職意思を明確に確認します。可能であれば、退職理由も具体的にヒアリングすることで、職場環境の改善や今後の採用活動に活かせる場合があります。
  2. 退職日の合意・決定: 雇用契約書や就業規則に定められた手続きに則り、本人と協議の上で最終的な退職日を決定します。
  3. 退職届の受理（自己都合の場合）: 会社所定の書式、または本人が作成した任意様式の退職届を正式に受理します。

この段階で、年次有給休暇の残日数を確認し、本人と消化方法について話し合っておくことが、後のトラブル防止に繋がります。

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【ステップ2】出入国在留管理庁（入管）への届出【最重要】

特定技能外国人の退職手続きにおいて、企業が最も重要視すべき手続きが、出入国在留管理庁（入管）への届出です。

特定技能所属機関（企業）は、雇用していた特定技能外国人との特定技能雇用契約が終了した場合、その事実を入管に届け出る法的義務を負っています。

  • 届出書類: 特定技能雇用契約に係る届出書（契約の終了）（参考様式第3-2）
  • 届出義務者: 特定技能所属機関（＝雇用していた企業）
  • 提出先: 企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理局・支局・出張所
  • 提出期限: 特定技能雇用契約が終了した日（＝退職日）の翌日から14日以内（厳守）
  • 提出方法:
    • 出入国在留管理庁電子届出システムによるオンライン提出 （24時間可能で推奨）
    • 管轄の地方出入国在留管理官署の窓口へ持参
    • 郵送（簡易書留など、提出の記録が残る方法を推奨）
  • 届出書様式と記載例: 最新の様式は、出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロード可能です。契約終了の理由（自己都合、解雇、契約期間満了など）に応じて正確に記載する必要があります。

オンライン提出（電子届出システム）の利点:

  • 時間や場所を選ばずに提出可能
  • 郵送費用や窓口までの交通費が不要
  • 提出履歴をシステム上で管理・確認できる

必ず守るべき注意点:

  • この届出は、特定技能外国人がどのような理由で退職した場合でも必ず必要です。
  • 提出期限（退職日の翌日から14日以内）を1日でも過ぎると、法律違反となります。遅延した場合、指導や過料（最大10万円の罰金）の対象となる可能性があります。
  • 届出を怠ったり、事実と異なる内容（虚偽）の届出を行ったりした場合、特定技能外国人の受け入れに関する基準に適合しない「不適正な機関」と判断され、今後の特定技能外国人の受け入れが一切できなくなるという重大なリスクがあります。

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【ステップ3】ハローワーク・年金事務所への手続き

入管への届出と並行して、日本人従業員が退職する場合と同様に、労働保険・社会保険に関する資格喪失の手続きを行います。これらの手続きも期限が定められています。

①雇用保険の資格喪失手続き（ハローワーク）

  • 主な提出書類: 雇用保険被保険者資格喪失届、雇用保険被保険者離職証明書（離職票）
  • 提出先: 事業所の所在地を管轄するハローワーク
  • 提出期限: 退職日の翌日から10日以内

備考: 離職票は、退職者本人が希望する場合に作成・提出します。特定技能外国人が退職後に失業手当（基本手当）を受給する場合や、日本国内で転職する際に必要となるため、必ず本人に離職票が必要かどうかを確認してください。

②社会保険・厚生年金の資格喪失手続き（年金事務所）

  • 主な提出書類: 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
  • 提出先: 事業所の所在地を管轄する年金事務所（または加入している健康保険組合）
  • 提出期限: 退職日の翌日から5日以内

備考: 退職者本人から健康保険被保険者証（保険証）を必ず回収し、資格喪失届に添付するか、別途返却します。扶養家族がいる場合は、その家族分の保険証も回収が必要です。

これらの手続きが遅れると、退職者本人が失業手当の受給開始が遅れたり、国民健康保険への切り替えに支障が出たりする可能性があります。企業の責任として、期限内に確実に手続きを完了させましょう。

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【ステップ4】退職者への書類発行

退職する特定技能外国人本人に対して、法律に基づき以下の書類を交付する義務があります。

  1. 離職票（雇用保険被保険者離職票）: ステップ3で解説した通り、本人が希望する場合に、ハローワークでの手続き後に交付されるものを速やかに渡します。通常、退職後10日前後で会社に届きます。
  2. 源泉徴収票（給与所得の源泉徴収票）: その年の1月1日から退職日までに支払った給与・賞与の総額、および徴収した所得税額などを記載した書類です。所得税法により、退職後1ヶ月以内に発行・交付することが義務付けられています。退職者が日本で確定申告を行う場合や、転職先での年末調整に必要な重要な書類です。

これらの書類は、退職者のその後の生活や手続きに不可欠なものですので、正確な内容で、定められた期間内に確実に交付してください。

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【ステップ5】（任意）円満な退職のためのサポート

法的な義務ではありませんが、特定技能外国人との良好な関係を維持し、無用なトラブルを回避するため、企業として可能な範囲で以下のようなサポートを検討することも有効です。

  • 帰国に関する情報提供: 本人が退職後に母国へ帰国する場合、利用できる制度（厚生年金の脱退一時金請求など）や必要な行政手続き（住民票の転出届など）について情報提供を行う。航空券の手配に関するアドバイスなども考えられます。
  • 日本での転職活動に関する情報提供: 本人が日本国内での転職を希望する場合、ハローワークの外国人専門窓口の利用案内や、在留資格変更手続きに関する一般的な情報提供を行う。（注意：企業が本人に代わって具体的な在留資格の申請代行を行うことは、行政書士法などに抵触する可能性があるためできません。）
  • 最終給与・退職金の確認: 最終的な給与の支払い日、支払い方法、金額の計算根拠などを明確に伝え、認識のずれがないようにします。退職金制度がある場合は、その支給額、計算方法、支払い時期についても丁寧に説明します。

これらの対応は義務ではありませんが、企業としての誠意ある姿勢を示すことは、退職者との円満な関係を保ち、結果的に企業の評判を守ることにも繋がります。

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注意点：手続き漏れ・遅延のリスクと対処法

これまで述べてきた通り、特定技能外国人の退職手続きには、厳守すべき期限と義務があります。特に入管への「特定技能雇用契約に係る届出書（契約の終了）」の提出（退職日の翌日から14日以内）は、絶対に怠ってはなりません。

  • 罰則規定の再確認: 正当な理由なく届出を怠ったり、虚偽の届出をしたりした場合、入管法に基づき10万円以下の過料に処される可能性があります。 (参照: 出入国管理及び難民認定法 第七十一条の四)
  • 特定技能外国人の受け入れ停止リスク: 届出義務違反は、特定技能所属機関としての適格性を欠くと判断される重大な事由です。これにより、新たな特定技能外国人の受け入れが認められなくなる、または現在雇用している他の特定技能外国人の在留資格更新が不許可となるといった、事業継続に影響を及ぼす深刻なリスクがあります。
  • 万が一、期限を過ぎてしまった場合: 気づいた時点で、直ちに管轄の地方出入国在留管理局に電話等で連絡し、正直に状況を説明して指示を仰いでください。 自己判断で放置することは絶対に避けてください。遅延理由書の提出などを求められる場合がありますが、誠実に対応することが重要です。

労働・社会保険の手続きについても、遅延した場合は延滞金が発生する可能性があるほか、退職者本人の失業給付の受給や健康保険の切り替えに不利益が生じる可能性があります。

すべての手続きについて、社内で担当者を明確にし、チェック体制を整え、期限管理を徹底することが求められます。

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まとめ：確実な手続きで、特定技能外国人の円満な退職を実現

特定技能外国人の退職時には、日本人従業員の退職時とは異なり、入管への特別な届出が法的に義務付けられています。 この届出をはじめ、ハローワークや年金事務所への手続き、本人への書類交付など、企業が行うべきことは多岐にわたります。

これらの手続きは、それぞれに期限が定められており、特に入管への届出（退職日の翌日から14日以内）は、迅速かつ正確な対応が不可欠です。手続きの漏れや遅延は、罰則や受け入れ停止といった企業にとって大きなリスクに繋がります。

本記事で解説したステップを参考に、必要な手続きを確実に、そして期限内に実施することが、法令遵守はもちろんのこと、企業が今後も外国人材を安定的に受け入れ、共に成長していくための重要な基盤となります。

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