特定技能外国人の定期報告・届出ガイド｜四半期だったのが年1回でOKに？必要書類と対応のコツを解説

特定技能の外国人を受け入れている企業や支援機関にとって、定期報告は必ず行わなければならない手続きのひとつです。

この記事では、定期報告のしくみや必要な書類の例、初心者がまちがえやすいポイントについて、できるだけわかりやすく紹介します。それぞれの書類にどんな特徴があるのか、提出するときに気をつけたいことなどもくわしくまとめました。

はじめて定期報告に取り組む方も、社内の流れを見直したい方も、内容を確認する際の参考にしてみてください。

特定技能外国人の「定期報告」とは？

定期報告（定期届出）とは、特定技能の在留資格で働いている外国人について報告する制度です。受け入れている企業や、支援を行う登録支援機関が、働き方や支援の内容を決まったタイミングで国に伝えることになっています。
この届出制度は、外国人が安心して働き、生活できているかどうかを国が確認するために設けられました。正しく運用されることと、外国人の立場が守られることの両方が大切な目的です。

もし報告をしなかったり、うその内容を提出したりすると、企業や支援機関がルール違反として罰を受けることがあります。決まりを守って正しく対応することが、信頼される体制づくりに欠かせません。

【行政書士監修】特定技能の業種と、雇用の流れを徹底解説！　外国人支援計画を策定する上で大切なことは？

定期報告はいつ・誰が・どうやって出す？

定期報告は、提出のタイミングや担当する人、提出方法などが決まっています。まずは基本的な流れを確認しましょう。

報告のタイミングは四半期制から年1回制へ

2025年3月までに対象となる期間については、これまで通り3か月ごと（四半期ごと）に報告が必要です。以下がそのスケジュールです。

2025年4月以降に対象となる報告からは「年1回」の提出に変わりました。回数が減ったことで、企業や登録支援機関の手間は少なくなります。一方で、1回の報告にまとめて出す必要があるため、事前の準備や情報整理がこれまで以上に大事になります。

企業・登録支援機関それぞれが届出書類を作成する

定期報告では、企業（特定技能所属機関）と登録支援機関の両方が、それぞれ必要な書類を作って提出することになっています。提出する書類の内容は異なりますが、どちらも会社ごとにまとめて出すという点は共通しています。

企業が提出する主な書類（特定技能所属機関）

• 【必須】受入れ・活動状況に係る届出書（様式第3-6号）
• 【必須】特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（様式第3-6号別紙）
• 【必須】賃金台帳の写し（特定技能外国人および比較対象の日本人のもの）
• 【通貨払いの場合】報酬支払証明書（様式第5-7号）
• 【自社で支援している場合】支援実施状況に係る届出書（様式第3-7号）
• 【自社で支援している場合】1号特定技能外国人支援対象者名簿（様式第3-7号別紙）
• 相談記録書（様式第5-4号）
• 定期面談報告書（様式第5-5号・5-6号）
• 転職支援実施報告書（様式第5-12号）
• 支援未実施に係る理由書（様式第5-13号）
• 提出が遅れた場合や特別な事情がある場合の理由書（任意様式）

登録支援機関が提出する書類（全面委託を受けている場合）

• 【必須】支援実施状況に係る届出書（様式第4-3号）
• 【必須】1号特定技能外国人支援対象者名簿（様式第4-3号別紙）
• 相談記録書（様式第5-4号）
• 定期面談報告書（様式第5-5号・5-6号）
• 転職支援実施報告書（様式第5-12号）
• 支援未実施に係る理由書（様式第5-13号）
• 提出が遅れた場合や特別な事情がある場合の理由書（任意様式）

地方出入国在留管理局へ提出する

報告書類の提出先は、本店の住所（個人事業主の場合は住民票の住所）を管轄している地方出入国在留管理局です。提出方法は3つあり、①窓口への持参、②郵送、③電子届出システムのいずれかを選びます。

電子届出を使うには、事前に「利用者ID」を取っておく必要があります。郵送よりも確認や返送が早く、送った書類の状況もオンラインでチェックできるため、忙しい人には便利です。
郵送の場合は「簡易書留」や「配達記録郵便」を使って、いつ送ったかが証明できる形にしておきましょう。

企業が用意する必須書類の書き方・注意点

定期報告では、企業（特定技能所属機関）が決められた形式で書類を作成し、提出しなければなりません。使う様式や書き方には細かいルールがあります。

2026年度の提出分からは、報告様式の簡単化やオンライン提出の利用が進められる予定です。ただし、2025年5月の時点では新しい書類の形式や書き方はまだ発表されていません。

そのため、2025年度の報告では、今まで使われていた「参考様式」にしたがって書類を作る必要があります。間違いや記入モレがあると、書類が受理されなかったり、指摘を受けて再提出が必要になったりすることがあります。
次のポイントを確認しながら、丁寧に書いていきましょう。

受入れ・活動状況に係る届出書（様式第3-6号）

• ★1　届出書は事業所単位ではなく、法人全体で1部だけをまとめて提出する形式です。
• ★2　複数の特定産業分野に該当する場合は、それぞれを分けずに1つの届出書に記入する決まりです。
• ★3　法人は登記簿上の本店所在地を、個人事業主は住民票に記載された住所を記入する必要があります。
• ★4　現金などの通貨で賃金を支払っている場合は報酬支払証明書を添付し、賃金台帳には金額や勤務時間が明確にわかる資料を用意する必要があります。

• ★5　比較対象とする日本人の賃金台帳も提出し、対象者に変更があった場合は説明書（1-4号）も一緒に提出する必要があります。
• ★6　特定技能外国人の人数はすべて合算し、該当者がいない場合は「0」と記載する決まりです。
• ★7　在籍者数は届出対象期間の最終日時点で実際に勤務している人のみをカウントするルールです。
• ★8　届出期間中に実際に就労を開始した人数を記載し、まだ働いていない人は含めないようにします。
• ★9　退職者については自己都合と会社都合を区別して記載し、非自発的離職があった場合は労働者名簿を添付する必要があります。
• ★10　行方がわからない人がいる場合は人数を明記し、あわせて届出書（3-4号または3-1号）も提出する必要があります。
• ★11　同じ業務に従事している日本人は、説明書に記載があるかどうかにかかわらず、すべて含める決まりです。
• ★12　特定技能外国人と違う職種（総務、人事、経理など）に就いている社員の人数を記載する必要があります。
• ★13　保険の手続きが未完了の人がいる場合は、理由書を添付し、チェック欄に印を付けてください。

• ★14　労働災害が発生していた場合は内容を理由書に記載し、法律違反があればその点も報告する必要があります。
• ★15　支援計画にかかった費用については、委託料や教材代などの実費を記載します。
• ★16　届出期間中に退職した1号特定技能外国人も、支援費用の対象人数に含める必要があります。
• ★17　受入れ準備にかかった費用には、本人が負担した金額も含め、人数と金額の両方を明記します。
• ★18　行政からの指導や適格性に関する指摘があった場合は、その内容を理由書にまとめて提出する必要があります。

• ★19　届出書には、内容に責任を持つ役職者の氏名を必ず記載します。
• ★20　届出書の作成を実際に行った人が署名し、印刷や社判のみでの提出は認められていません。

特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（様式第3-6号別紙）

• ★1　届出書は事業所単位ではなく、法人全体で1部作成・提出する形式です。
• ★2　活動場所や業務内容に変更があった場合は「変更あり」にチェックし、契約変更届出書も提出する必要があります。
• ★3　派遣先の記載は、農業・漁業分野で派遣労働を行うケースに限って記載する決まりです。
• ★4　活動日数は、実際に働いた日数を月ごとに記載し、勤務がなかった月は取消線で表記します。
• ★5　報酬欄には、各月に実際に支払った金額（支払日ベース）を記入します。
• ★6　支給総額には、基本給や手当などの控除前の合計額を記載する必要があります。
• ★7　差引支給額には、各種控除を差し引いた後に本人が受け取った手取り額を記入します。
• ★8　法定控除額には、所得税・住民税・社会保険料・雇用保険料などをすべて記載してください。
• ★9　比較対象者の有無を選択し、変更があった場合は報酬に関する説明書（1-4号）を作成・添付する必要があります。
• ★10　記載欄が足りない場合は、必要に応じてシートを追加・編集して問題ありません。

賃金台帳の写し

特定技能の外国人と、日本人の比較対象となる人（または同じ仕事をしている人）の賃金台帳を提出します。内容には、基本給、残業代、引かれる金額、最終的な手取りなどがはっきりわかるようにしておきましょう。

もし比較対象の日本人がすでに退職している場合は、その人の後に入った人の賃金台帳にくわえて、報酬に関する説明書（1-4号）も出さなければなりません。

報酬支払証明書（様式第5-7号）

銀行振込ではなく、現金などの通貨で給料を手渡ししている場合には、この証明書が必要です。給料をきちんと渡したことを証明するために、外国人本人に署名や押印をしてもらいます。

書く内容は、支払った日付、金額などです。外国人一人につき1枚ずつ作成してください。署名や印鑑の記入を忘れないように気をつけましょう。

支援実施状況に係る届出書（様式第3-7号）

• ★1　企業が自ら支援を実施している場合は、この届出書（3-7号）を提出し、すべてを委託している場合は提出不要です。
• ★2　所在地は、法人の場合は登記簿上の本店、個人事業主の場合は住民票記載の住所を記入する必要があります。
• ★3　その四半期中に1日でも受け入れた1号特定技能外国人は、名簿（3-7号別紙）に記載します。
• ★4　予定された支援について、「すべて実施」または「一部未実施」から該当するものを選択してください。
• ★5　届出書には、内容に責任を持つ役職者の氏名を記載します。
• ★6　実際に届出書を作成した担当者が署名し、印字や社判だけでは認められていません。

1号特定技能外国人支援対象者名簿（様式第3-7号別紙）

• ★1　在留カード番号は、届出時点で本人が所持している最新のものを記入します。
• ★2　支援が未実施だった場合は該当欄にチェックを入れ、理由書（5-13号）を添付してください。また、面談で問題があった場合は「問題あり」にチェックし、報告書（5-5号・5-6号）も添付する必要があります。

※ここで紹介したもの以外に、提出が必要な書類が出てくる場合もあります。くわしい情報は、出入国在留管理庁の公式案内ページを確認しておくと安心です。

出入国在留管理庁とはどのような機関なの？　入国管理局との違いや役割を詳しく解説します！

定期報告のコツとチェックするポイント

定期報告を進めるうえで、事前に知っておきたい注意点があります。確認を忘れがちなポイントを整理しておきましょう。

退職していても「在籍していた期間」が報告の対象になる

たとえ数日で辞めた人でも、届出の対象期間に1日でも在籍していれば報告の対象になります。「もう辞めたから関係ない」と思ってしまうケースもありますが、実際は働いていたかどうかではなく「在籍していた事実」が重要です。

退職者リストに「届出が必要かどうか」を示す欄をつけておくと、報告の見落としを防げるでしょう。

在留資格が変わったときも、変更前の期間は報告が必要

たとえば、特定技能から「日本人の配偶者」などに在留資格を変えた場合でも、変更が許可されるまでの活動期間は定期報告の対象になります。資格が切り替わる前後の期間をきちんと分けて記録しておくことが大切です。

管理リストには、在留資格が変わった日を記録し、自動で報告対象と照らし合わせられるようにしておくと安心です。

雇用契約だけでは報告の対象にならない

「契約を結んだから報告しなければ」と思いがちですが、報告の対象となるのは、特定技能の「上陸許可」や「変更許可」が出た人です。契約していても、日本にまだ入国していなかったり、特定技能に切り替わっていない場合は、報告は不要です。

管理リストには、入国日や在留資格の許可日を必ず記録し、報告対象を正しく把握できるようにしておきましょう。

電子届出を使うためには、事前の登録が必要

電子届出は便利な方法ですが、あらかじめ「利用者情報登録」をしていなければ使えません。登録には、様式の記入や窓口・郵送での手続きが必要になります。

提出が近づいてからあわてないように、早めに準備しておきましょう。報告の1か月前には、IDが有効か、ログインに問題がないかを確認できると安心です。

参考：出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト

さいごに

定期報告は、制度を守るための義務であると同時に、外国人材が安心して働ける環境をつくるための大切な仕組みです。書類をただ出すだけでなく、実際の状況を正しく伝えることが、信頼される企業づくりにもつながります。

2026年度からは、書類の様式が簡単になる見直しも予定されています。新しい情報をこまめに確認しながら、社内でのルール整備や業務の仕組み化を進めていきましょう。
制度の変化にしっかり対応できる体制を整えておくことが、これからの安定した受け入れにつながります。

制度対応だけで終わらせない、外国人材活用の次の一歩を考えよう

特定技能の定期報告をきっかけに、外国人材の雇用や支援体制を見直す企業が増えています。制度に合った対応はもちろん大切ですが、それだけで現場の課題がすべて解決するとは限りません。
日々のコミュニケーションや定着支援など、実務では迷いやすい場面が多くあります。

そんなときに役立つのが『在留資格ガイド』です。制度の全体像から各在留資格のちがい、採用時の注意点まで、必要な情報をわかりやすくまとめています。

特定技能以外の選択肢も視野に入れたい方や、新たに外国人採用を担当することになった方は、今のうちに押さえておくと安心です。

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