外国人材の採用において、「特定技能」という在留資格への注目が高まっています。

しかし、その申請手続きや必要書類の複雑さに、戸惑いを感じる採用担当者の方も少なくないでしょう。

この記事では、特定技能人材の採用を検討している、または現在進行中である企業の採用担当者様に向けて、申請から受入れまでに必要な書類を網羅的かつ分かりやすく解説します。

特にご要望の多い飲食料品製造業や建設業などの分野にも触れながら、スムーズな採用活動をサポートします。

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1. はじめに：特定技能とは？採用担当者が知っておくべき基本

特定技能制度は、国内人材の確保が困難な状況にある産業分野において、一定の専門性・技能を有する外国人を受け入れることを目的とした在留資格です。

  • 特定技能1号: 特定産業分野に属する相当程度の知識または経験を必要とする技能を要する業務に従事する外国人向けの在留資格。在留期間は通算で上限5年。家族帯同は基本的に認められません。
  • 特定技能2号: 特定産業分野に属する熟練した技能を要する業務に従事する外国人向けの在留資格。在留期間の更新に上限はなく、要件を満たせば家族帯同も可能です。

企業にとっては、即戦力となる人材を確保できるメリットがあります。この記事を通じて、特定技能の採用に必要な書類の全体像、入手方法、そして注意すべき点を把握し、円滑な受け入れ準備を進めましょう。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能ガイドブック（PDF）」、「新たな外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組（PDF）」）

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2. 特定技能の採用フローと必要書類のタイミング

特定技能外国人の採用は、大まかに以下のフローで進みます。各段階で必要となる書類が異なりますので、事前に確認し、計画的に準備することが重要です。

【採用フローの概要】

1 . 求人・募集: 特定技能の要件を満たす人材を募集します。

2. 選考・内定: 候補者を選考し、内定を出します。

3. （必要な場合）技能試験・日本語試験の合格: 外国人本人が、分野ごとの技能試験および日本語能力試験に合格している必要があります。（免除規定あり）

4. 受入れ機関による支援計画の策定: 外国人が日本で安定的かつ円滑に活動できるよう、職業生活上、日常生活上または社会生活上の支援計画を作成します。

5. 必要書類の準備: 企業側と外国人本人側で、在留資格申請に必要な書類を準備します。

6. 在留資格申請:

  • 海外から呼び寄せる場合: 「在留資格認定証明書交付申請」を行います。
  • 国内にいる外国人を採用する場合: 「在留資格変更許可申請」を行います。

7. 審査・許可: 出入国在留管理庁による審査が行われ、許可されると在留資格が与えられます。

8. （海外からの場合）ビザ申請・入国: 在留資格認定証明書が交付された後、外国人本人が自国の日本国大使館・総領事館でビザ（査証）を申請し、入国します。

9. 就労開始・支援の実施: 入社手続きを行い、就労を開始します。あわせて支援計画に基づいた支援を実施します。

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【書類準備のタイミングと区分】

  • 申請準備段階で企業（受入れ機関）が主に準備する書類:
    • 受入れ機関の登記事項証明書、決算書類の写しなど
    • 特定技能雇用契約書の写し、雇用条件書の写し
    • 支援計画書　など
  • 申請準備段階で外国人本人が主に準備する書類:
    • パスポートの写し、証明写真
    • 履歴書
    • 技能試験・日本語試験の合格証明書の写し（該当する場合）
    • （在留資格変更の場合）現在の在留カードの写し　など

具体的な書類リストは次項で詳述します。

特定技能評価試験とは？　外国人の日本語力と技術力の測り方を、特定産業分野別でくわしく紹介！

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3. 【一覧】特定技能申請に必要な書類リスト

特定技能の在留資格申請に必要な書類は、外国人が海外にいるか国内にいるか、また、どの特定産業分野で就労するかによって異なります。ここでは、基本的な申請パターンである「在留資格認定証明書交付申請（海外から呼び寄せる場合）」と「在留資格変更許可申請（国内にいる外国人を採用する場合）」に必要な書類の概要を説明します。

必ず、申請前に出入国在留管理庁のウェブサイトで最新の情報を確認してください。

【A】在留資格認定証明書交付申請（海外から呼び寄せる場合）

申請書等

  • 在留資格認定証明書交付申請書
  • 証明写真（規定サイズあり）

受入れ機関（企業）に関する書類

  • 登記事項証明書（法人の場合）
  • 直近の決算書類の写し（損益計算書、貸借対照表など）
  • 労働保険に関する資料（労働保険料等納入通知書の写しなど）
  • 社会保険に関する資料（健康保険・厚生年金保険料領収証書の写しなど）
  • 税に関する資料（法人住民税等の納税証明書など）
  • 特定技能雇用契約書の写し
  • 雇用条件書の写し
  • 事前ガイダンスの確認書
  • 支援計画書
  • （登録支援機関に支援を委託する場合）登録支援機関との支援委託契約書の写し

申請人（外国人本人）に関する書類

  • パスポートの写し（身分事項ページ）
  • 技能試験の合格証明書の写し
  • 日本語能力試験の合格証明書の写し（または日本語能力を証明する他の書類）
  • 履歴書
  • （該当する場合）健康診断個人票

特定産業分野ごとの追加書類

飲食料品製造業分野:

飲食料品製造業分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書

（該当する場合）HACCPに関する知識を有するなど、受入れ機関が一定の要件を満たすことを示す資料

建設分野:

建設特定技能受入計画認定証の写し（国土交通大臣の認定が必要）

（該当する場合）建設キャリアアップシステム（CCUS）の登録に関する書類

その他の分野においても、それぞれ追加で求められる書類があります。必ず管轄省庁および出入国在留管理庁の情報を確認してください。

【B】在留資格変更許可申請（国内にいる外国人を採用する場合）

基本的には【A】の書類に加え、以下の書類が必要となります。

申請書等

  • 在留資格変更許可申請書
  • 証明写真（規定サイズあり）

申請人（外国人本人）に関する書類

  • 現在所持する在留カードの写し（表裏）
  • パスポートの写し（身分事項ページおよび資格外活動許可の証印ページなど）
  • 住民票の写し（マイナンバーの記載がないもの）

【補足】書類の入手先・作成方法の概要

  • 申請書様式: 出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできます。
  • 企業に関する書類: 法務局、税務署、年金事務所、労働基準監督署などから取得します。
  • 本人に関する書類: 外国人本人が準備します。

重要: 上記はあくまで一般的な例であり、個別の状況や申請する地方出入国在留管理局によって、追加の書類提出を求められる場合があります。申請前には必ず、管轄の地方出入国在留管理局または外国人在留総合インフォメーションセンターに確認することをお勧めします。

（参照: 出入国在留管理庁「インフォメーションセンター・ワンストップ型相談センター」）

【特定技能】「雇用契約書」の作り方 完全ステップガイド

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4. 書類準備における注意点とよくある質問

スムーズな申請のためには、書類の準備段階でいくつか注意すべき点があります。

  • 翻訳の必要性:
    • 外国語で作成された書類には、原則として日本語の翻訳文を添付する必要があります。翻訳者（法人または個人）の氏名と連絡先を記載することが求められる場合があります。
  • 提出先の機関:
    • 原則として、受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に提出します。
  • 書類のコピー:
    • 提出する書類は、特に指示がない限り、鮮明なA4サイズのコピーで問題ありませんが、原本の提示を求められる場合もあります。
  • マイナンバー（個人番号）の取り扱い:
    • 住民票など、マイナンバーが記載されている書類を提出する場合は、マイナンバー部分をマスキング（黒塗りするなどして見えないように）してください。

【よくある質問】

  • Q1. 支援計画は誰が作成するのですか？
    • A1. 受入れ機関（企業）が作成します。全て自社で支援を行う場合は自社で作成し、登録支援機関に委託する場合は、委託契約に基づいて登録支援機関が作成をサポートします。
  • Q2. 技能試験や日本語試験の合格証明書はいつまでに必要ですか？
    • A2. 原則として、在留資格の申請時点で有効な合格証明書が必要です。
  • Q3. 提出書類に不備があった場合はどうなりますか？
    • A3. 出入国在留管理庁から追加の書類提出や説明を求められることがあります（資料提出通知書）。指示に従い、速やかに対応する必要があります。不備の内容によっては審査に時間がかかったり、不許可となったりする可能性もあります。

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まとめ：スムーズな特定技能人材採用のために

特定技能外国人の採用における必要書類は多岐にわたり、準備には時間と労力を要します。

しかし、一つ一つの書類の意味を理解し、計画的に準備を進めることで、スムーズな受入れが可能になります。

書類準備のポイント:

  • 最新情報の確認: 必ず出入国在留管理庁のウェブサイトで最新の情報を確認する。
  • 早めの準備: 必要書類をリストアップし、早めに準備を開始する。
  • 正確性の確保: 記載内容に誤りがないか、添付書類に漏れがないか、複数人で確認する。
  • 専門家の活用: 不安な点や不明な点が多い場合は、行政書士や登録支援機関などの専門家に相談することも有効な手段です。

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