外国人スタッフの雇用において、在留カードの管理は非常に重要です。

特に「更新手続き」は、スタッフが日本で働き続けるために欠かせません。

「手続きが難しそう」「書類が多くて大変…」と感じていませんか？

手続きが遅れたり、書類に不備があったりすると、スタッフが働けなくなるばかりか、企業側が不法就労助長罪に問われるリスクも否定できません。

この記事では、外国人スタッフ（アルバイト・派遣等を含む）を雇用する担当者様に向けて、在留カード更新の「必要書類」と「オンライン申請」という2つの重要ポイントに絞って、わかりやすく解説します。

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1. 在留カード更新手続きの基本：いつ、どこで？

まず、更新手続きの基本的なルールを確認しましょう。

• 申請期間: 原則として、在留期間の満了する3ヶ月前から満了日まで申請が可能です。
  （※一部の在留資格では、より早い時期から申請可能な場合があります。）
  余裕を持った準備と申請を心がけてください。
• 申請場所: 申請者の住居地を管轄する出入国在留管理局、または在留申請オンラインシステムを利用したオンライン申請となります。

(参照：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」)
https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-3.html

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2. 【最重要】在留カード更新の必要書類リスト（パターン別解説）

在留カード更新の申請には、状況に応じた書類の提出が必要です。ここでは、共通で必要な書類と、在留資格ごとに必要な提出書類をご紹介します。

ただし、必要書類は個々の状況や審査の過程で追加されることもあります。申請前には、必ず出入国在留管理庁のウェブサイトで最新情報を確認してください。

【全申請者に共通で必要な書類】

1. 在留期間更新許可申請書: 1通
   ・在留資格に応じた様式を使用します。
   ・出入国在留管理庁ウェブサイトからダウンロードできます。
   （申請書のダウンロードはこちら：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」内）
2. 写真: 1枚
   ・サイズは縦4cm×横3cm。3ヶ月以内に撮影されたもの。
   ・無帽、無背景、顔が鮮明にわかるもの。裏面に氏名を記入してください。
3. パスポート（旅券）及び在留カード: 申請時に提示が必要です。

【在留資格・状況に応じた主な提出書類例】

以下はあくまで一例です。雇用形態や企業のカテゴリーによっても異なります。

「技術・人文知識・国際業務」の場合

• 専門学校を卒業し、専門士又は高度専門士の称号を付与された方は、その証明書
• 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるもの）のコピー
• 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（1年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）
  *詳細は要確認：出入国在留管理庁「在留資格「技術・人文知識・国際業務」」

「特定技能」の場合

• 特定技能雇用契約書のコピー
• 雇用条件書のコピー
• 直近１年分の給与所得の源泉徴収票のコピー
• 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書
• 分野・業務区分に応じた書類（受入れ機関や登録支援機関が作成するものが多い）
  *分野ごとに異なるため、詳細は要確認：出入国在留管理庁「特定技能」関連ページ

「技能実習」の場合

• 技能実習の進行状況に関する書類（技能実習日誌の写しなど）
• 雇用条件書の写し
• 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書
  *詳細は要確認：出入国在留管理庁「在留資格「技能実習」」

「留学」（資格外活動許可を受けてアルバイトする場合）

• 在学証明書
• 成績証明書
• 資格外活動許可を受けている場合、アルバイトの労働時間などがわかる書類（雇用契約書、労働条件通知書など）
• 日本での生活費を支払えることを証明する書類（銀行の残高証明など）
  *詳細は要確認：出入国在留管理庁「在留資格「留学」」

【書類準備における注意点】

• 最新情報の確認: 必要書類は変更されることがあります。
  必ず事前に出入国在留管理庁のウェブサイトで最新の情報を確認してください。
• 証明書類の有効期限: 各種証明書（住民税の証明書など）は、通常、発行日から3ヶ月以内のものが有効です。
• 書類のコピー: 提出する書類によっては、コピーで良いものと原本が必要なものがあります。指示に従ってください。
• 翻訳: 日本語以外の言語で作成された資料には、原則として日本語の翻訳文が必要です。

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3. 在留カード更新オンライン申請の方法

「在留申請オンラインシステム」を利用すれば、地方出入国在留管理局の窓口に出向くことなく、24時間いつでもオンラインで申請手続きが可能です。

(参照：出入国在留管理庁「在留申請オンラインシステム」)
https://www.moj.go.jp/isa/applications/guide/onlineshinsei.html

【オンライン申請とは？】

• インターネットで在留期間更新許可申請などが行えるシステムです。
• 外国人本人、法定代理人のほか、受入れ機関（企業等）の職員や、依頼を受けた弁護士・行政書士なども「申請取次者」として利用できます。

【オンライン申請のメリット・デメリット】

メリット:

• 窓口での待ち時間がない
• 24時間申請可能 (メンテナンス時間を除く)
• 交通費や移動時間が不要

デメリット:

• 利用にはマイナンバーカードなどを用いた事前の利用者情報登録が必要
• パソコン操作に慣れが必要な場合がある
• 新しい在留カードの受け取りは、原則として窓口に出向く必要がある

【オンライン申請 利用開始までのステップ】

1. 利用者登録: 在留申請オンラインシステムのポータルサイトから行います。マイナンバーカードとICカードリーダライタ、またはGビズID（プライム/メンバー）が必要です。
2. アカウント発行: 登録後、出入国在留管理庁での確認が終わると、アカウントが発行されます。

【オンライン申請の手順】

1. システムにログイン
2. 申請情報の入力
3. 必要書類のデータをアップロード（PDF形式が基本）
4. 申請手数料の納付（必要な場合、電子納付が可能）
5. 新しい在留カードの受け取り（原則として窓口に出向く必要があります。）

【オンライン申請利用時の注意点】

• 書類のデータ化: 提出書類はスキャナ等で読み取り、PDFファイルなどで準備する必要があります。画質やファイルサイズにも注意が必要です。
• 入力情報の正確性: 誤った情報を入力しないよう、十分確認してください。
• システムの利用環境: 推奨されるOSやブラウザを確認してください。
• 受付完了メールの確認: オンライン申請では在留カード裏面に申請中であることが記載されないため、証明として受付完了メールを常に携帯する必要があります。

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4. 更新手続きをスムーズに進めるためのポイント

• 申請書の記入は慎重に: 記入漏れや誤りがないよう、申請者本人と担当者でダブルチェックを行うと良いでしょう。記入例も参考にしてください。
• 代行申請（申請取次制度）の活用: 企業の担当者や行政書士などが、本人に代わって申請書類を提出できる「申請取次制度」があります。手続きの負担軽減や正確性の確保につながります。（事前の承認・届出が必要）(参照：出入国在留管理庁「申請取次制度について」)
• 申請中の在留資格: 更新申請が受理されれば、在留期間の満了後も、審査結果が出るまで、または在留期間満了日から2ヶ月を経過する日まで（いずれか早い方まで）は、適法に在留できます（特例期間）。ただし、この期間中に審査結果（許可・不許可）が出ます。
• 社内での更新時期管理: スタッフごとに在留カードの有効期限を管理し、更新時期が近づいたら本人に通知するなど、社内での管理体制を整備することが重要です。

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5. まとめ：ポイントを押さえて、確実な更新手続きを

在留カードの更新は、外国人従業員を雇用し続けるために必ず必要な手続きです。

多くの手続きの中でも、特に注意すべきポイントは以下の3点です。

ポイント1：必要書類は早めに、正確に準備する
ポイント2：オンライン申請も活用して効率化する
ポイント3：最新情報は必ず公式ウェブサイトで確認する

この記事で解説した内容は基本的なものとなりますので、必ず最新の情報を出入国在留管理庁のウェブサイトで確認し、余裕をもって手続きを進めてください。

適切な手続きと管理体制を整えることで、コンプライアンスを遵守し、外国人従業員が安心して働ける環境を提供することができます。

在留カード更新をはじめとする在留資格関連の手続きは、複雑で担当者様の負担となることも少なくありません。外国人雇用をより円滑かつ戦略的に進めるためのサポートが必要でしたら、ぜひGuidableの活用をご検討ください。

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