現在、日本企業の間ではグローバルな視点を持った外国人従業員の需要が高まっています。
この流れに適応するには「外国人と働くことに対する理解」と「外国人の採用手続きに関する理解」が必須ともいえます。

本記事では、外国人を雇用するうえで最初におとずれる「採用手続き」において必要になる書類をひとつずつ紹介します。

外国人における社員・派遣・アルバイト雇用の違い

同じ業界・職種で採用するとしても、雇用形態によって目的やメリットが異なることがあります。そして採用〜入社後に必要な手続きもそれぞれ違う流れになります。

正社員(契約社員)を雇用する場合の特徴

  • 長期間・安定的に働いてもらえる
  • キャリアを重ねていくことで、より専門的な分野での活躍が期待できる
  • 採用活動から入社後の手続きまで全てを社内で完結させることが一般的
  • 求人サイトの活用や諸手続きの一部を外注することが可能
  • 企業側で準備が必要な書類が必ずあるため、雇用に係る諸手続きの内容は把握が必要

派遣社員を活用する場合の特徴

  • 不法就労かどうかの確認が不要
  • 在留資格の変更・更新手続きが不要
  • 雇用に関する外国人労働者の手続きは基本的に派遣元企業がおこなう
  • 派遣元企業と派遣先企業の契約に関する諸手続きは、日本人の派遣時と同様におこなわれる

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パート・アルバイトを活用する場合の特徴

  • プロジェクトごと(短期)など柔軟な雇用契約が可能
  • 在留資格によっては単純労働ができる
  • 特定の在留資格では就労時間などに制限がある場合がある
  • 採用活動から入社後の手続きまで全てを社内で完結させることが一般的
  • 求人サイトの活用や諸手続きの一部を外注することが可能
  • 企業側で準備が必要な書類が必ずあるため、雇用に係る諸手続きの内容は把握が必要

一番大きなメリットをまとめると、正社員は「長期的・安定的な雇用で専門性が期待できる」派遣社員は「不法就労などの確認が不要で手続きが簡略」パート・アルバイトは「単純労働が可能な場合がある」ということになります。

採用活動においては、上記を考慮したうえで雇用形態に適した戦略を立てることが大切です。

外国人との面接・顔合わせの際に確認が必要な書類

公正な採用選考を行うための基本的な考え方として、職業安定法では「社会的差別の原因となるおそれのある個人情報の収集は禁止」とされています。
外国人の採用においても、国籍や健康診断の結果などが記載されている書類を提示させることはできません。

選考の段階で在留カードや就労資格証明書を提示することは適切ではないとされていますので、候補者の適性や能力は以下の書類ではかるようにしましょう。

【正社員(契約社員)採用の面接時に確認する書類】
・履歴書や職務経歴書
・履歴書の内容を証明するもの

【派遣社員採用の顔合わせ時に確認する書類】
・なし
※外国人の不法就労防止のための身元確認は、派遣元企業がおこなうべき事項となっています
派遣先企業による派遣社員への特定行為(面接など)は、労働者派遣法で禁止されています。これは外国人労働者にも適用されます。
ただし職場見学などの顔合わせは可能ですが、選考に関わる特定行為はできません。

【パート・アルバイト採用の面接時に確認する書類】
・履歴書や職務経歴書
・履歴書の内容を証明するもの

履歴書や職務経歴書

正社員(契約社員)やパート・アルバイトを採用する場合、履歴書や職務経歴書は日本人応募者と同じように必要です。
在留資格や在留期限、資格外活動の許可などはこれらの書類に記載してもらいましょう。

また、派遣社員は国籍に関係なく労働者派遣法が適用されます。日本人労働者の派遣時と同様に、派遣先企業が派遣労働者に対して履歴書や職務経歴書の提示を求めることは禁止されています。

履歴書の内容を証明するもの

正社員(契約社員)やパート・アルバイトを採用する場合、経歴が詐称されていないか確認することも大切です。
ただしこの段階では在留カード等の提示を求めることができないため、一般的には業務に必要な日本語レベルの確認として「日本語能力試験の結果」の提示を求める企業が多いです。

新卒社員を採用する場合や高い専門性が必要な場合は、学位や専攻内容を確認するために「卒業証明書」を提示してもらうこともあります。

派遣社員に関しては、履歴書や職務経歴書と同様に各証明書の提示を求めることは禁止されています。

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外国人が入社する前(内定後)に準備・確認が必要な書類

採用を決めたら、外国人採用ならではの手続きがスタートします。
外国人が入社する前(内定後)には、以下の書類をチェックしましょう。

【正社員(契約社員)の入社前に準備・確認する書類】
・在留カード
・パスポート
・雇用契約書もしくは労働条件通知書
・就労資格証明書
・やさしい日本語の就業規則
・在留資格変更許可申請に係る書類
・在留資格認定証明書交付申請に係る書類

【派遣社員の就業前に確認する準備・書類】
・なし
※国籍に関係なく、通常の派遣契約で必要な手続きをおこないます

【パート・アルバイトの入社前に確認する準備・書類】
・在留カード
・パスポート
・学生証や長期休暇の証明書
・指定書
・雇用契約書もしくは労働条件通知書
・やさしい日本語の就業規則

在留カード

正社員(契約社員)やパート・アルバイトの採用を決めたら、まず最初におこなうべき重要事項は「在留カードの現物」を確認することです。
具体的には以下の5点を中心に、担当業務での就労が可能かどうかをシビアに見極める必要があります。

①カードが偽造されていないか

今までは目視で確認することが多かったですが、精巧な偽造カードの出回りが増加したため、2020年以降はアプリを使った確認方法が推奨されています。
アプリを使って在留カードのICチップを読み込むと、カードに偽造がないかを確認することができます。

参考:出入国在留管理庁 在留カード等読取アプリケーション サポートページ

参考:出入国在留管理庁 「在留カード」及び「特別永住者証明書」の見方

②カードが失効していないか

カードの表面下部には在留カードの有効期間(在留期限)が記載されています。在留カードが有効期間内であることを確認し、期限が近い場合は更新手続きを促しましょう。
また出入国在留管理庁のウェブサイトでは、在留カードの表面右上に記載されている番号を入力するとカードが失効していないかどうかが確認できます。

参考:出入国在留管理庁 在留カード等番号失効情報照会

③就労制限があるか

「就労制限の有無」欄には下記のいずれかが記載されています。

担当業務において制限内での就労が可能かどうかを確認しましょう。

  カード記載 就労内容
1 就労制限なし ・日本人と同様に就労が可能
・単純労働が可能
2 在留資格に基づく就労活動のみ可 ・取得している「在留資格」の確認が必要
・単純労働は不可
3 指定書記載機関での在留資格に基づく就労活動のみ可 ・パスポートに貼付されている「指定書」の確認が必要
※詳細は後項に記載
4 指定書により指定された就労活動のみ可 ・パスポートに貼付されている「指定書」の確認が必要
※詳細は後項に記載
5 就労不可 ・在留カード裏面の「資格外活動許可欄」の確認が必要

④取得している在留資格

就労制限の有無欄に「在留資格に基づく就労活動のみ可」と記載されている場合は、取得している在留資格が入社後に担当する業務に適しているかどうかを確認します。

業務内容が在留資格の範囲外の場合は、入社前に必ず「在留資格変更許可申請」をおこないましょう。

⑤資格外活動が許可されているか

就労制限の有無欄に「就労不可」と記載されていたとしても、カードの裏面下部で資格外活動の許可が確認できれば副業やパート・アルバイトでの就労が可能です。
「資格外活動許可欄」には下記のいずれかが記載されています。

  カード記載 就労内容
1 許可:原則28時間以内・風俗営業等の従事を除く ・1週間につき28時間以内
・単純労働が可能
2 許可:資格外活動許可書に記載された範囲内の活動 ・「資格外活動許可書」の確認が必要
・単純労働は不可

「技術・人文知識・国際業務」など一部の就労ビザでは副業が可能ですが、活動内容の範囲外の業務であれば資格外活動許可書を確認しましょう。この場合、単純労働は原則不可となりますので注意が必要です。

在留カード(レジデンスカード)とは? 基礎的な内容から更新まで解説! 期限切れにも注意しましょう

パスポート

在留カードと併せて本人確認をします。

学生証や長期休暇の証明書

在留カードと併せて本人確認をします。

在留資格が「留学」の外国人は、資格外活動としてアルバイトをおこなう場合、夏休みなどの長期休暇中は1週間につき40時間までのアルバイトが可能になります。
ただし「学則による長期休業期間内」と定められているため、休暇期間について不安がある場合は、長期休暇の証明書を発行してもらい確認をとるようにしましょう。

指定書

在留資格が「特定活動」の外国人は、本人のパスポートに指定書が添付されています。
インターンシップやワーキングホリデーなど、特定活動の詳細が記載されていますので、業務内容が活動範囲内であるかどうかを確認しましょう。
指定書の中に「報酬を受ける活動を除く」と記載がある場合は就労できません。

特定活動の指定書ってなに? 見本で書き方をチェックしましょう! 

雇用契約書もしくは労働条件通知書

労働基準法により雇用主は労働者に対して「書面での労働条件の通知」が義務づけられています。
一般的には「雇用契約書」や「労働条件通知書」が該当しますが、外国人を採用する場合は「雇用契約書」の方が適していると言えます。

働き始めてからトラブルが起きないように、雇用主と労働者の双方が労働条件に合意していることが証明できる書類を作成しましょう。

外国人労働者向けの雇用契約書の作り方 作成する際にチェックしたい12のポイントを紹介

就労資格証明書

在留カードの確認だけでは不安を感じてしまう場合は、出入国在留管理庁に「転職後の企業」で就労が可能かどうかの確認をとりましょう。
雇用契約書や労働条件通知書をもとに就労可否の審査がされ、問題なければ画像の赤字部分に「転職後の企業名」が記載された就労資格証明書が発行されます。

就労資格証明書の確認は任意のため「担当する業務内容が転職前とほぼ同じ」であれば取得しなくても問題ありません。

参考:出入国在留管理庁 就労資格証明書交付申請

やさしい日本語の就業規則

労働基準法により雇用主は労働者に対して「就業規則の内容を周知すること」が義務づけられています。
書面での交付や事業場での掲示など周知の方法はさまざまですが、外国人が内容を理解できるように配慮することが重要です。

また「外国人労働者専用の就業規則」の作成は、差別的な扱いになるため基本的に認められません。
従来の就業規則を外国人労働者にも適応するよう見直したあと、母国語またはやさしい日本語で周知できる資料を作成しましょう。

やさしい日本語って何? 外国人採用を始めるなら知っておきたい基本! 求人票作成、雇用後の説明でも必要です

在留資格変更許可申請に係る書類

留学生を社員として受け入れるなど、在留資格を変更する必要がある場合は必ず入社前に「在留資格の変更許可」を受けます。
変更許可を受ける前に新しい仕事を始めてしまうと、資格外活動をおこなったとして最悪の場合在留資格が取り消されてしまう可能性があります。

在留資格変更許可申請の審査期間は1か月前後が目安となっていますので、採用が決まったらすぐに取りかかりましょう。

【総まとめ】就労ビザの更新と種類変更|外国人が日本で働き続けるための手続き・申請時の必要書類

在留資格認定証明書交付申請に係る書類

海外在住の外国人を招いて(呼び寄せて)雇用する場合は、入国の前に在留資格認定証明書の交付を受ける必要があります。
企業側が「在留資格認定証明書」の交付を申請し、入国までのサポートをおこないます。
招へい(呼び寄せ)の手続きは1〜3か月と長期間にわたるため、採用が決まったらすぐに取りかかりましょう。

【行政書士監修】就労ビザの申請:流れから簡単解説

▼Guidable Jobs for 特定技能について詳しくはこちら

外国人が入社した後に確認が必要な書類

外国人労働者が入社したら、ハローワークへの届出など早急に作成しなければならない書類があります。

継続的に確認が必要な書類もあるため以下の書類をチェックしましょう。

【正社員(契約社員)の入社後に準備・確認する書類】
・雇用保険被保険者資格取得届もしくは外国人雇用状況届出書
・所属機関等に関する届出
・在留資格更新許可申請に係る書類
・雇用保険被保険者資格喪失届もしくは外国人雇用状況の届出(離職時)

【派遣社員の就業後に確認する準備・書類】
・なし
※外国人派遣社員の雇用・在留資格に関する手続きは、派遣元企業がおこなうべき事項となっています

【パート・アルバイトの入社後に確認する準備・書類】
・雇用保険被保険者資格取得届もしくは外国人雇用状況届出書
・雇用保険被保険者資格喪失届もしくは外国人雇用状況の届出(離職時)

上記には記載していませんが、日本人の雇用手続きで必要な書類は外国人労働者にも必要です。
たとえば、社会保障や税金に関する手続きで必要な書類(マイナンバー・年金手帳・前職の源泉徴収票など)や給与振込先申請書などです。

雇用保険被保険者資格取得届もしくは外国人雇用状況届出書

正社員(契約社員)やパート・アルバイトを雇用した場合、以下の方法でハローワークへ「外国人雇用状況の届出」をおこなう義務があります。

対象者 届出書類 届出期限
雇用保険被保険者の対象者 雇用保険被保険者資格取得届 入社日〜翌月10日まで
雇用保険被保険者の対象者以外 外国人雇用状況届出書 入社日〜翌月末まで

ハローワークではこの届出をもとに、外国人が日本で働いて行けるようにフォローを実施しています。
また、この届出されたデータは厚生労働省も活用しています。日本で働く外国人労働者や外国人雇用をおこなう事業所数の推移を公表し、外国人政策の策定においても有益なデータとなっています。

参考:厚生労働省 外国人雇用状況の届出について

参考:厚生労働省 「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(令和5年10月末時点)

「外国人雇用状況届出書」とは? 出し忘れるとどうなる? 30万円以下の罰金にならないように注意が必要です!

所属機関等に関する届出 

正社員(契約社員)を採用した場合、在留資格取得時に申請した所属機関(会社や学校など)から新しい所属機関へ移籍したことを申請するために「所属機関等に関する届出手続」をおこなう必要があります。
この手続きは外国人社員の入社日〜14日以内に、原則本人が出入国在留管理庁へ申請する必要があります。
ただし、申請期間が短く外国人本人が対応できない場合があるため、署名をもらい企業側で対応することも可能です。

所属機関等に関する届出は、外国人労働者が持っている在留資格によって異なります。
届出のタイミングにも違いがありますので、以下の一覧を参考にしてください。

届出手続 対象となる在留資格 対象となるケース
活動機関に関する届出手続 ・教授
・高度専門職1号ハ
・高度専門職2号ハ
・経営・管理
・法律
・会計業務
・医療
・教育
・企業内転勤
・技能実習
・留学
・研修
・活動機関の名称変更
・活動機関の所在地変更
・活動機関の倒産
・活動機関の合併
・活動機関からの離脱​​
・活動機関の移籍
契約機関に関する届出手続 ・高度専門職1号イ、ロ
・高度専門職2号イ、ロ
・研究・技術・人文知識
・国際業務
・介護
・興行(日本の機関との契約で活動している場合)
・技能
・特定技能
・契約機関の名称変更
・契約機関の所在地変更
・契約機関の倒産
・契約機関の合併
・契約終了
・新規契約
配偶者に関する届出手続 ・家族滞在
・日本人の配偶者等
・永住者の配偶者等
・配偶者との離婚
・配偶者との死別

在留資格更新許可申請に係る書類

正社員(契約社員)を採用した場合、在留期限が切れる前に更新手続きをおこないます。
在留期限日の3か月前から手続きが可能です。

手続き自体は原則外国人本人がおこないますが「外国人労働者の活動内容」や「契約期間の更新について」などが示されている資料は企業側が作成する必要があります。
外国人社員の在留期限を前もって把握しておき、資料の準備や手続きのフォローをおこないましょう。

在留資格によって作成する書類が異なりますので、詳細は以下の記事を参考にしてください。

【総まとめ】就労ビザの更新と種類変更|外国人が日本で働き続けるための手続き・申請時の必要書類

雇用保険被保険者資格喪失届もしくは外国人雇用状況の届出(離職時)

正社員(契約社員)やパート・アルバイトが離職した場合、以下の方法でハローワークへ「外国人雇用状況の届出」をおこなう義務があります。

対象者 届出書類 届出期限
雇用保険被保険者の対象者 雇用保険被保険者資格喪失届 離職日の翌日〜10日以内
雇用保険被保険者の対象者以外 外国人雇用状況届出書 離職日〜翌月末まで

参考:厚生労働省 外国人雇用状況の届出について

外国人採用で書類を確認する際の注意点

ここからは、外国人採用でトラブルが起きやすく注意が必要なポイントについて紹介します。

面接段階では在留カードやパスポートは提出させない

前項で触れましたが、職業安定法では「社会的差別の原因となるおそれのある個人情報の収集は禁止」とされています。
実際に、外国人の採用面接の際に「在留資格を確認するために」在留カードやパスポートの提示を求めたはずが「国籍差別」と捉えられてしまったケースも少なくありません。

候補者の在留資格は「履歴書」や「職務経歴書」に記載してもらう形で確認するようにしましょう。

在留カードやパスポートは企業で預からない

厚生労働省は「外国人労働者の旅券等を補完しないようにすること」を告示しています。
「在留期間を更新するため」や「航空券を手配するため」に一時的に借りることも適切ではないとされています。
手続きがある場合は本人に同行したり、原本のコピーを保管することで対応しましょう。

特別永住者は各種届出が不要

「特別永住者」は、永住者と同様に就労制限がありません。
永住者との違いは在留カードの代わりに「特別永住者証明書」をもっていることです。

特別永住者証明書は常時携帯する義務はなく、採用においても証明書の提示や外国人雇用状況の届出などが不要となっています。
特別永住者本人も通称名を役所で登録していることがほとんどで、この場合公的手続きも通称名でおこなうことが可能です。

一般の在留資格とは違い、特別永住者は日本人と同じ採用手続きで問題ないということです。

外国人「永住者」と「特別永住者」の違いは? 在留資格の要件、雇用手続きの注意点を解説

さいごに

今回は外国人採用で必要な書類について解説をしました。
日本人の採用手続きに加えて必要になる書類が増えるため、最初は戸惑うことがあるかもしれません。

本記事を参考に、企業が書類を確認・作成するタイミングや、守るべきルールを配慮して外国人採用を成功させましょう!