2025/05/08(公開日:2025/05/08)

【外国人採用担当者向け】在留カード変更手続きのポイント

手続き・書類

外国人材の採用が多様な業種で進む中、採用担当者の皆様は、関連する法務手続きや書類確認の重要性を日々感じていることもあるかもしれません。

特に「在留カード」は、日本に中長期間在留する外国人の身分を証明するものであり、その記載事項に変更があった場合の対応は、適正な雇用管理に不可欠です。

本記事では、外国人採用における在留カードの変更手続きに焦点を当て、採用担当者が知っておくべき基本情報から、具体的なケース別の対応、注意点までを網羅的に解説します。

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目次 [非表示]

1. はじめに：外国人採用における在留カード確認の重要性
2. 採用担当者が知っておくべき「在留カードの変更」が必要となる主なケース
- 採用前・採用時に確認すべき変更事項の可能性
- 採用後に従業員から申し出があった場合の対応
3. 【ケース別】在留カードの変更手続きの流れと採用担当者の対応
- 氏名、生年月日、性別、国籍・地域の変更の場合
- 住居地の変更の場合
4. 注意点：在留カードの変更と「就労制限」の確認
5. Q&A：在留カード変更に関するよくある質問
まとめ：適切な情報確認でスムーズな外国人雇用を
- 適切な採用手続きの次は、定着・活躍へ！

1. はじめに：外国人採用における在留カード確認の重要性

在留カードは、日本に在留する外国人の氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留資格、在留期間、就労の可否などが記載された、法務大臣が交付するものです。

採用担当者が在留カードを確認することは、以下の理由から極めて重要です。

法的義務の確認: 不法就労助長罪を避けるためにも、就労が許可されているか、在留期間が有効かなどを確認する必要があります。
適正な雇用管理: 雇用契約や社会保険の手続きにおいて、正確な情報が必要となります。
トラブルの未然防止: 在留資格で許可された範囲を超えた業務に従事させてしまうなどの問題を避けることができます。

本記事で解説する在留カードの「変更」とは、主に在留カードの記載事項（氏名、国籍・地域、生年月日、性別、住居地など）に変更が生じた場合に必要な手続きを指します。これらの変更があった場合、外国人本人は定められた期間内に出入国在留管理庁へ届け出る義務があります。

（参照: 出入国在留管理庁「在留カードとは？）

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2. 採用担当者が知っておくべき「在留カードの変更」が必要となる主なケース

在留カードの記載事項に変更が生じるのは、主に以下のようなケースです。

採用担当者としては、どのタイミングでどのような変更があり得るのかを把握しておくことが大切です。

採用前・採用時に確認すべき変更事項の可能性

面接時や採用手続き時には、提示された在留カードの情報が最新であるかを確認する必要があります。

特に注意したいのは以下の点です。

氏名変更: 結婚や離婚、または本国での法的な改名などにより、氏名が変更されている可能性があります。パスポートなどの他の身分証明書と情報が一致しているか確認が必要です。
在留資格の変更: 厳密には記載事項の「変更届出」とは異なりますが、例えば「留学」から「技術・人文知識・国際業務」など就労可能な在留資格へ変更申請中の場合や、変更許可直後で新しい在留カードが未交付の場合などがあります。この場合、変更後の在留資格と就労の可否を正確に把握することが重要です。

採用後に従業員から申し出があった場合の対応

雇用している外国人従業員から、在留カードの記載事項に変更があった旨の申し出を受けることがあります。企業としては、その内容を把握し、必要に応じて関連情報を更新する必要があります。

住居地の変更: 引っ越しにより住居地が変わった場合は、外国人本人が変更の届出を行う義務があります。
氏名変更: 採用後に結婚などで氏名が変更されるケースもあります。

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3. 【ケース別】在留カードの変更手続きの流れと採用担当者の対応

在留カードの記載事項変更は、原則として外国人本人が出入国在留管理庁に対して行うものです。しかし、採用担当者としても手続きの概要を理解し、従業員からの問い合わせに対応できるようにしておくことが望ましいでしょう。

氏名、生年月日、性別、国籍・地域の変更の場合

これらの情報に変更があった場合、外国人本人は変更が生じた日から14日以内に、出入国在留管理庁へ届け出る必要があります。

手続きを行うのは誰か: 外国人本人（16歳未満の場合は、同居の親族などが行うこともあります）
必要な主な書類:
- 届出書
- 写真（届出の事由によっては不要な場合あり）
- 変更を生じたことを証する資料（例：結婚証明書、新しいパスポートなど）
- 現在所持している在留カード
- 旅券（パスポート）または在留資格証明書（提示できない場合はその理由書）
届出先: 住居地を管轄する地方出入国在留管理官署
採用担当者が確認すべきこと:
- 外国人従業員から変更の申し出があった場合、手続きが完了した新しい在留カードを提示してもらい、内容を確認します。
- 企業内の登録情報（氏名など）も速やかに更新します。
企業としてサポートできること:
- 必要な手続きや届出先に関する情報提供（出入国在留管理庁のウェブサイト情報を案内するなど）。
- 手続きのための休暇取得への配慮（必要な場合）。

特に「在留カード名前変更」について 氏名の変更は、雇用契約書や社会保険関連の書類にも影響するため、企業側も正確に把握しておく必要があります。変更前後の氏名が確認できる公的書類（新しいパスポートや、変更の経緯がわかる証明書など）を外国人本人に提示してもらい、記録と照合することが重要です。

（参照：出入国在留管理庁「住居地以外の在留カード記載事項の変更届出」）

住居地の変更の場合

中長期在留者（在留カード交付対象者）が住居地を変更した場合、新しい住居地に移転した日から14日以内に、その住居地の市区町村の窓口で、法務大臣への届出（在留カードを持参して行う）をする必要があります。
（参照：出入国在留管理庁「住居地の変更届出（中長期在留者）」）

手続きを行う人: 在留者本人（または代理人）
必要な主な書類:
- 在留カード
届出先: 新しい住居地の市区町村役場の窓口
採用担当者が確認すべきこと:
- 外国人従業員から住居地変更の申し出があった場合、裏面に新しい住居地が記載された在留カードを提示してもらい、確認します。
- 通勤手当の計算や緊急連絡先など、社内情報の更新が必要か確認し、対応します。
企業としてサポートできること:
- 市区町村での手続きに関する一般的な情報提供。

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4. 注意点：在留カードの変更と「就労制限」の確認

在留カードの記載事項変更手続き自体が、直接的に就労制限を変更するものではありません。

しかし、外国人採用においては、常に「在留資格に基づく就労制限」を正しく理解し、確認することが重要です。

在留資格に基づく就労制限の基本: 在留カードの「就労制限の有無」欄には、「就労不可」（原則として就労できない在留資格）、「在留資格に基づく就労活動のみ可」、「指定書により指定された就労活動のみ可」などの記載があります。採用する外国人が従事する業務内容が、この範囲内であるかを確認する必要があります。
「在留カード就労制限」の確認: 採用時および在留期間更新時には、必ず在留カードの表面にある「就労制限の有無」欄を確認してください。アルバイトや派遣社員として雇用する場合、特に「留学」や「家族滞在」の在留資格を持つ外国人は、原則として就労が認められていません。これらの人々が働くためには、「資格外活動許可」を受けている必要があります。資格外活動許可を受けている場合、在留カードの裏面「資格外活動許可欄」にその旨が記載されます。許可されている活動内容や時間（原則週28時間以内など）も確認が必要です。
在留カードの変更が就労範囲に影響する可能性: 氏名や住居地の変更が直接就労範囲に影響することはありません。しかし、例えば在留資格の変更手続き（例：留学→就労可能な在留資格）を行った場合は、新しい在留資格で許可される活動範囲内でのみ就労が可能となります。この場合は「記載事項の変更」ではなく「在留資格の変更」であり、より根本的な就労条件の変更を伴いますので、企業は新しい在留カードを確実に確認する必要があります。

（参照：出入国在留管理庁「在留カード等番号失効情報照会」、出入国在留管理庁「資格外活動許可について」）

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5. Q&A：在留カード変更に関するよくある質問

Q1. 在留カードの記載事項変更手続きの期限は？

A1. 氏名、生年月日、性別、国籍・地域の変更は、変更が生じた日から14日以内です。住居地の変更は、新しい住居地に移転した日から14日以内です。（出入国在留管理庁各該当ページ参照）

Q2. 変更手続きを怠った場合のリスクは？

A2. 外国人本人が届出を怠った場合、法律により罰則の対象となることがあります
（例：20万円以下の罰金など。悪質な場合は在留資格の取消事由となる可能性も指摘されています）。
企業側が直接罰せられるわけではありませんが、雇用管理上、従業員が適法な状態であることを確認し、促すことは重要です。

Q3. 企業側で在留カードの変更手続きを代行できるか？

A3. 在留カードの記載事項変更の届出は、原則として外国人本人が行うものです。ただし、16歳未満の場合や、疾病その他の事由により自ら出頭できない場合には、代理人（同居の親族など）による届出が認められています。企業が「代理人」として手続きを行うことは通常できません。企業としては、手続きに関する情報提供や、手続きのための時間的配慮などのサポートが考えられます。（出入国在留管理庁各該当ページ参照）