【外国人採用】ハローワークで求人を出すには？　手続きの流れと「良い人材」に出会うコツを初心者向けに解説

「人手不足を解消するために外国人を採用したいけれど、求人広告に何十万円もかけられない…」「ハローワークなら無料と聞いたものの、手続きが複雑そうで心配」
こんなふうに感じている方も多いのではないでしょうか。

初めて外国人を採用するときは、ビザ（在留資格）や必要な手続きなど、知らないことが多くて不安になりがちです。ただ、その一方で、ハローワークは費用をおさえて真面目な外国人材に出会える、実はとても使いやすい窓口でもあります。

つまり、外国人採用でもハローワークはしっかり活用できます。
とはいえ「どんな外国人が紹介の対象になるのか」「採用したあとに必要な届出は何か」など、最初に知っておきたい点があるのも事実です。

そこでこの記事では、ガイダブルジョブスがこれまで外国人採用を支えてきた経験にくわえ、厚生労働省など公的機関の情報も参考にしながら、外国人採用が初めての企業でも明日から取り組める「ハローワーク活用のステップ」をわかりやすくお伝えします。

ハローワークで外国人を採用しても大丈夫？

出典：厚生労働省

ハローワーク（公共職業安定所）は、国が運営する職業紹介所です。企業も求職者もすべて無料で使える点が大きな特徴で、全国に500か所以上あります。
日本人だけでなく、在留資格を持つ外国人にも仕事を紹介しているため、日本で働きたい人の多くがまず登録する場所になっています。

ハローワークを使って外国人を雇える範囲はどう決まるの？

結論として、ハローワーク経由で採用しやすいのは「すでに日本に住んでいる外国人」です。

在留資格（ビザ）は種類によって働ける内容が決まります。たとえば「特定の仕事だけできる資格」もあれば、「ほとんどの仕事に就ける資格」もあります。

ハローワークで出会いやすいのは、次の3つのタイプです。

一方で、技能実習生や海外から招く特定技能などは、監理団体を通す必要があるため、通常のハローワークだけでは進めにくい場合があります。
まずは「国内にいる留学生や永住者などが中心になる」と考えておきましょう。

外国人雇用サービスセンターはどんなところ？

「管轄のハローワークに行けばいいの？」と迷うことがあるかもしれません。
もし近くにある場合は「外国人雇用サービスセンター」や「外国人雇用支援・指導センター」の利用がおすすめです。これらは、外国人採用に特化した専門窓口です。
相談員や通訳が常駐しているため、「求人票の書き方がわからない」「在留資格の条件が不安」といった相談もしやすい環境になっています。

おもな拠点

• 東京外国人雇用サービスセンター（四ツ谷）
• 新宿外国人雇用支援・指導センター（ハローワーク新宿内）
• 名古屋外国人雇用サービスセンター
• 大阪外国人雇用サービスセンター
• 福岡外国人雇用サービスセンター

相談できる内容の例

「近くにセンターがない」という地方の企業様もご安心ください。多くのハローワークには「外国人雇用相談窓口」があり、通常の窓口でも手続きが進められます。

初めての企業であれば、まずは電話で「外国人の求人を出したいので相談したい」と伝えて予約を取ると、安心して進められるでしょう。

参考：外国人雇用サービスセンター

はじめてハローワークを使う企業が事前に準備しておきたい書類

窓口に行ってから慌てないためにも、事前準備が大切です。まずは、労働条件を整理したメモを作りましょう。
求人の申し込み段階で最低限まとめておきたいのは、次の項目です。

窓口に行く前のチェックリスト

• 仕事内容（できるだけ具体的に。「工場作業」→「弁当の盛り付け」など）
• 就業場所と転勤の有無
• 勤務時間と休日
• 雇用形態と賃金
• 加入する保険（雇用保険、社会保険など）
• 求める日本語レベル（たとえば「日常会話レベル」など）

労働条件通知書のひな形などは厚生労働省のサイトからダウンロードできますが、まずはこのリストを埋めておけば、窓口での相談がスムーズに進むはずです。

ハローワークで外国人向け求人を出す3つのステップ

ここからは、実際にハローワークで外国人向けの求人を出す流れを見ていきます。大きく分けると、

• 事業所登録
• 求人票の作成と提出
• 応募〜選考・結果報告

の3ステップです。基本は日本人採用と同じですが、外国人向けならではの工夫を少し加えるだけで、応募の反応が大きく変わることがあります。

STEP1. ハローワークに事業所登録をする

はじめに、ハローワークで「会社の登録（事業所登録）」を行います。これが終わらないと求人票を出せないため、最初の重要なステップになります。

登録方法は次の2つです。

①窓口で登録する方法

登記簿謄本などの書類を持っていき、その場で必要事項を記入します。
混雑状況によっては、1〜2時間ほどかかる場合もあります。

②インターネットサービスから登録する方法

会社のパソコンから入力できるため、こちらのほうが取り組みやすいでしょう。
入力自体は30分〜1時間ほどで終わり、その後ハローワーク側が内容を確認して本登録が完了します。

事業所登録ではいくつかの画面に情報を入力します。外国人求職者にも伝わりやすくするために、次の点を意識すると安心です。

登録が終わると、求人者マイページから求人票を作成したり修正したりできるようになります。ここまでは早めに済ませておくと、次のステップに進みやすくなります。

STEP2. 外国人向けの求人票を作成する

ここが最も大事なポイントです。「外国人歓迎」と書いただけでは応募は集まりにくく、逆に仕事内容に合わない応募が増えるケースもあります。
そこで、外国人求職者に「自分に合った求人だ」と感じてもらうためのコツを、3つに分けて紹介します。

①日本語レベルをはっきり書く

「日本語ができる方」という書き方は幅が広すぎて伝わりません。

たとえば、

• 「日本語能力試験（JLPT）N3程度」
• 「ひらがなが読めればOK」
• 「日常会話ができれば応募可能」

など、できるだけ具体的に書くことが大切です。

②ふりがなややさしい日本語を意識する

求人票の備考欄に「面接はやさしい日本語で行います（めんせつ は やさしい にほんご で おこないます）」と書くだけでも、応募のハードルはかなり下がります。

参考：文化庁　在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン

③仕事内容とビザの内容を合わせる

たとえば、「通訳・翻訳（技術・人文知識・国際業務ビザ）」の求人なのに、実際の仕事が「倉庫での梱包作業だけ」である場合、ビザの許可が下りません。
仕事内容は、ビザの種類に合ったものを記載する必要があります。

良い求人票と悪い求人票の比較

また、外国人向けには「仕事のやりがい」「将来のキャリア」「生活サポート」なども具体的に書くと、より伝わりやすくなります。英語を併記できる項目には、できる範囲で英語を入れるのも効果的です。

STEP3. ハローワーク経由で応募から選考まで進める

応募から採用決定までのおおまかな流れは、次のようになります。

1. 求職者がハローワークで求人に応募
2. ハローワークが企業あてに紹介状を発行
3. 企業が書類選考・面接を実施
4. 採否を決め、紹介状に結果を書いてハローワークへ報告

紹介状には結果報告の期限が書かれています。期限を過ぎるとハローワークから連絡が来たり、今後の紹介に影響する可能性があるため、スケジュールは丁寧に管理したいところです。

面接で確認しておきたいポイント

外国人の方を面接するときは、次の内容を最低限チェックしておくと安心です。

• 在留カードの有効期限
• 在留資格と仕事内容が合っているか
• 1週間あたりの労働時間（留学生の場合は週28時間以内か）
• 通勤方法や生活環境（勤務時間に無理がないか）

手続きのくわしい流れは、ハローワークの公式サイトをご確認ください。

参考：ハローワークインターネットサービス　求人申込み手続きの流れ

ハローワークに提出する「外国人雇用状況の届出」とは？

採用が決まると「ほっとした」と思うかもしれませんが、ここで気を抜くのはまだ早いです。
外国人を雇った場合、法律で必ず行わなければならない手続きがあります。それが「外国人雇用状況の届出」です。

もし届出を忘れてしまうと、最悪の場合30万円以下の罰金を科されるおそれがあります。大切な手続きなので、この段階でしっかり確認しておきましょう。

どんな外国人が届出の対象？

結論として、アルバイトを含むすべての外国人従業員が届出の対象です。

• 正社員だけでなく、パートやアルバイトも対象
• ただし「特別永住者」や「外交」「公用」の在留資格を持つ方は対象外（届出不要）

「アルバイトだから関係ない」と思ってしまうケースがとくに多く、これが最も危険です。対象であれば必ず届出を行いましょう。

いつまでに何を出せばいい？

届出の方法と期限は、その外国人が雇用保険に加入するかどうかで2つに分かれます。

パターンA：雇用保険に加入する場合（正社員など）

• やること：「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出するとき、備考欄に在留資格などの情報を記入します。これで外国人雇用状況の届出も完了したことになります。
• 期限：雇い入れた日の翌月10日まで。

パターンB：雇用保険に加入しない場合（週20時間未満のアルバイトなど）

• やること：「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」をハローワークへ提出します。
• 期限：雇い入れた日の翌月末日まで。

届出は窓口に行かなくても「外国人雇用状況届出システム」からオンラインで提出できます。
紙よりミスを防ぎやすいため、従業員が多い企業や拠点が複数ある企業は、オンラインでの提出も検討してみてください。

参考：厚生労働省　外国人雇用状況の届出について

届出を忘れるとどうなる？

外国人雇用状況の届出を怠った場合、事業主が30万円以下の罰金を受ける可能性があります。
「バタバタしていて忘れた」という理由では済まされないため、社内で確認の仕組みを作っておくことが大切です。
届出漏れを防ぐために、ぜひ次のチェックリストを活用してください。

トラブル防止のための最終チェックリスト

• □ 採用時に在留カードの原本を確認しましたか？（コピーも保管しておきましょう）
• □ 厚生労働省推奨の「在留カード等読取アプリケーション」で偽造チェックを行いましたか？
• □ 雇い入れ後、期限内にハローワークへ届出を済ませましたか？
• □ 退職時にも「離職の届出」が必要です。こちらも忘れないようにしてください。

外国人雇用状況届出書の書き方や詳細なポイントは、以下の記事でも説明しています。あわせて確認してみてください。

【保存版】外国人雇用状況届出書、これ1本ですべて分かる！提出・書き方・罰則までを完全網羅

ハローワークで外国人を採用するメリット・デメリット

ここまで読み進めて「思ったよりできそう」と感じた方もいれば、「やっぱり大変そうかも」と思った方もいるかもしれません。
そこで最後に、ハローワークでの採用が自社に向いているかどうかを、一度整理してみましょう。

メリット①｜掲載も採用も0円。予算が少なくても始めやすい

もっとも大きなメリットは、やはりコストがかからないことです。
民間の求人サイトや人材紹介会社を使う場合、掲載だけで数十万円かかることがありますし、成功報酬が「年収の30％（100万円以上）」になるケースも珍しくありません。

その点、ハローワークなら何人採用しても0円です。
採用予算に余裕がない中小企業にとっては、非常に心強い仕組みと言えるでしょう。

メリット②｜全国ネットワークで、地方でも外国人に情報を届けやすい

「地方だから外国人の応募は来ないのでは？」と思われることがあります。
しかし、ハローワークは全国に広がるネットワークを持っています。

地方の大学に通う留学生や、その地域に定住している外国人は、まず地元のハローワークを利用することが多いです。そのため、地域に根ざした採用をしたい企業には、とても向いている方法と言えます。

デメリット｜若年層が少ない・書ける情報が限られている　など

もちろん、デメリットもあります。

ハローワークの求人票は文字中心のため、写真や動画を使える民間サイトに比べると情報量が少なくなりがちです。そのぶん「日本語が苦手な外国人には魅力が伝わりにくい」と感じる場面も出てきます。

さらに、「特定技能」など新しい在留資格を持つ人材や、専門性の高い即戦力人材は、民間のエージェントに登録していることが多い傾向があります。
こうした点をふまえると、ハローワークだけでは届きにくい層がいることも事実です。

ハローワークが向いている企業・向かない企業の例

もし読んでみて「うちはハローワークより民間の方が合っている気がする」と感じた場合は、外国人採用に特化した求人サービスを併用するのも一つの方法です。
ガイダブルジョブスのような外国人向け媒体を活用すると、より幅広い層にアプローチできるでしょう。

【おすすめ12選】外国人採用は求人サイトで決まる！2025年版　知識ゼロでも失敗しない選び方

ハローワークと一緒に使いたい、外国人採用を助ける公的サポート

ハローワーク以外にも、国や自治体には無料で利用できる支援がたくさんあります。これらをうまく組み合わせて、採用後のミスマッチや定着の不安を減らしましょう。

雇用管理アドバイザー派遣｜就業規則や評価制度を整えたいときに便利

各都道府県の労働局には、「雇用管理アドバイザー」という専門家がいます。
社労士などのプロが職場を訪問し、次のような内容についてアドバイスをしてくれます。

• 外国人にも理解しやすい就業規則の作り方
• 日本人と外国人を同じ基準で評価する仕組み
• トラブルを減らすための労務管理のポイント

「就業規則の英語版を作成したい」「評価制度をもっとシンプルにしたい」などの相談も可能です。
初めて外国人を雇う企業ほど、不安を減らすために一度呼んでおくと安心できます。

助成金・奨励金の活用｜トライアル雇用やキャリアアップ助成金など

ハローワーク経由で採用した場合、条件を満たすと助成金を受け取れることがあります。

• 特定求職者雇用開発助成金： 就職がむずかしい人を雇い入れた場合など
• トライアル雇用助成金： 3か月間のお試し雇用を行うとき

これらの助成金には「採用前」に計画書の提出が必要になるものもあります。そのため、ハローワークで相談するときに「使える助成金はありますか？」と確認しておくと良いでしょう。

そのほかにも、外国人を雇う企業が利用できる補助制度はいくつかあります。くわしく知りたい場合は以下の記事も参考にしてください。

【2025年】外国人雇用で使える助成金・補助金・公的サポート一覧

外国人向け就職面接会・合同説明会｜ターゲット層に一度で出会える場

ハローワークや東京外国人雇用サービスセンターなどでは、「外国人留学生就職面接会」などのイベントが定期的に開かれています。
「留学生向け」「特定技能向け」などテーマが分かれているため、自社が会いたいターゲット層に効率よくアプローチしやすい点が大きな魅力です。

一度に多くの候補者と会えるチャンスになるため、公式サイトでイベント情報を定期的にチェックしておきましょう。

参考：厚生労働省　外国人雇用サービスセンター一覧（Employment Service for foreigners）

自治体の生活・日本語支援窓口｜入社後の「暮らしの不安」をサポート

採用した後、長く働いてもらうためには生活面の支援も欠かせません。
多くの自治体には「国際交流協会」や「多文化共生センター」があり、

• 日本語教室の案内
• ゴミ出しルールの多言語パンフレット
• 生活相談

などを提供しています。
「仕事のことは会社でサポートするけれど、生活のことは自治体の窓口も頼ってくださいね」と伝えておくと、外国人社員も安心できるでしょう。

さいごに

ここまで、ハローワークを使った外国人採用の流れと、必ず守りたいルールについて紹介してきました。
読んでみて、「手続きは多いけれど、順番に進めれば意外とできそうだ」と感じた方もいるのではないでしょうか。

ハローワークは、採用に使える予算が限られている中小企業にとって、とても心強い味方です。とくに、コストゼロで始められるという点は大きな魅力と言えます。

この記事を読み終えたら、次の3つのアクションから始めてみてください。

1. 最寄りのハローワーク（または外国人雇用サービスセンター）へ電話して相談予約を取る。
2. 「どんな仕事をしてほしいか」「給与はいくらか」をメモにまとめ、求人票の下書きを用意する。
3. 採用が決まったら、「外国人雇用状況の届出」を忘れないようにカレンダーへ登録しておく。

どれも小さな一歩ですが、採用の成功にしっかりつながっていくはずです。

もし読んでいて、「やっぱり手続きが大変そう…」「もっと早く、自社に合う外国人材を紹介してほしい」「どの在留資格で採用できるのか判断がむずかしい」と感じた場合は、私たちガイダブルジョブスにもお気軽にご相談ください。
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