【特定技能外国人の受け入れ】手続きの流れに沿って解説！

「特定技能」は、人手不足に悩む企業にとって、即戦力となる外国人材を確保するための有効な手段です。しかし、「手続きが複雑そう」「どんな準備が必要？」といった不安から、採用に踏み切れていない企業も少なくありません。

この記事では、制度の仕組みから、採用フロー、受け入れ企業が必ず知っておくべき注意点と費用まで、採用担当者が知りたい情報を網羅的に解説します。

「特定技能1号」「特定技能2号」を取得できる外国人

「特定技能」の資格を取得するには、特定産業分野で即戦力として働ける能力が必要です。
申請前に「分野ごとの技能試験」や「日本語試験」を受けて、一定の基準を満たしているかを確認します。

分野によっては、実際の職務経験がなくても、試験に合格すれば在留資格を得ることができます。
「1号」「2号」の詳しい条件については、以下の記事もあわせてご覧ください。

特定技能1号と2号の違いは？要件や仕事内容、更新方法や家族帯同を解説

特定技能外国人を受け入れるまでの流れ

出典：出入国在留管理庁　外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組

特定技能の外国人を雇うには、いくつかのステップが必要です。試験の受験や契約、申請の手続きなどを順番に進めていきます。

この手続きの流れは、外国人がすでに日本に住んでいるか、それとも海外から来るのかによって少しだけ違いがあります。

国内にいる特定技能人材を採用する場合

STEP1. 受け入れ要件の確認と事前準備

特定技能外国人を受け入れる企業（所属機関）は、入管法や労働法を遵守していること、適正な雇用契約を結べること、そして外国人材を支援できる体制があることなど、国が定めた基準を満たす必要があります。まずはこれらの要件をクリアできているか確認しましょう。

STEP2. 人材募集・面接

受け入れ要件を満たしたら、人材募集を開始します。Guidable Jobsのような在留外国人に特化した求人媒体を利用すると、専門的なスキルや日本語能力を備えた人材に効率的にリーチできます。面接では、本人の希望する職種や労働条件だけでなく、コミュニケーション能力や日本語レベルを直接確認することが大切です。

STEP3. 雇用契約の締結と支援計画の作成

採用が内定したら、外国人本人が理解できる言語で雇用契約を結びます。同時に、外国人材が安心して働けるよう、「生活オリエンテーション」や「銀行口座開設」などをサポートするための支援計画を作成します。この計画の作成は受け入れ企業の義務であり、多くの企業が登録支援機関に代行を依頼しています。

STEP4. 在留資格の申請と費用

雇用契約後、出入国在留管理庁へ在留資格の申請を行います。

海外在住者: 在留資格認定証明書交付申請

日本在住者: 在留資格変更許可申請

必要な書類が多く、手続きが煩雑なため、多くの企業が登録支援機関に代行を依頼します。代行費用は約5万円～10万円が相場です。

STEP5. 入社前の準備と就労開始

在留資格の許可が下り、在留カードが交付されたら、いよいよ就労開始です。ここからは、企業が支援計画に基づき、生活オリエンテーションや銀行口座開設といった生活面のサポートを丁寧に行い、早期離職を防ぎ、職場への定着を促すことが大切です。

特定技能外国人に依頼すること

1. 選考・面接段階で依頼すること

この段階では、求職者のスキルや人物像を確認するために、以下のような書類の提出や情報提供を求めます。

• 履歴書・職務経歴書: 経歴やスキル、職歴を確認するために最も基本的な書類です。

   

• 技能評価試験の合格証明書: 職種ごとに定められた専門スキルがあることを証明する書類です。

   

• 日本語試験の合格証明書: 即戦力として働くための日本語能力（JLPT N4以上など）があることを証明する書類です。

   

• パスポートや在留カードの写し: 本人確認や在留資格、在留期間を確認するために必要です。

   

• 面接: 実際のコミュニケーション能力や人柄、入社意欲などを確認します。

2. 内定後・手続き段階で依頼すること

内定後、出入国在留管理庁への在留資格申請手続きを進めるために、企業が求職者にお願いする事項です。

• 申請書類への署名: 在留資格変更許可申請書や雇用契約書など、求職者本人の署名が必要な書類への協力を依頼します。
• 必要書類の提供: 申請に必要な追加書類（例：住民票の写し、証明写真など）の準備を依頼します。
• 情報提供: 過去の日本での在留履歴や所属機関（企業、学校など）に関する情報提供を依頼します。

【絶対に求めてはいけないこと】

法務省・出入国在留管理庁は、外国人材が不当な扱いを受けることを防ぐため、企業が求職者側に以下の費用を負担させることを禁止しています。

保証金: 求職者に違約金や罰金として支払いを約束させることはできません。

各種手数料: 登録支援機関へ支払う費用など、在留資格の申請に関わる手数料を求職者に負担させることはできません。

これらの法律を遵守し、公正な採用活動を行うことが、企業が安心して特定技能外国人を受け入れるための第一歩となります。

特定技能外国人と受け入れに関わる機関の役割・条件

出典：出入国在留管理庁　外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組

特定技能の在留資格で外国人を雇う場合「外国人本人」と「受け入れ企業（所属機関）」に加え「登録支援機関」や「送り出し機関」といった組織も関わってきます。

ここでは、それぞれの立場と役割について、順番に見ていきましょう。

外国人本人の条件

特定技能の外国人として働くには、次のような条件を満たす必要があります。これらは、安心して仕事ができる環境を整えるための最低限のルールです。

• 18歳以上である
• 技能試験と日本語試験に合格している（※技能実習2号を修了している場合、試験は免除）
• 特定技能1号として、通算5年を超えて在留していない
• 保証金を支払っていない、または違約金付きの契約を結んでいない
• 自己負担がある場合、その内容を正しく理解している

最近は、保証金の禁止や費用負担の透明化など、制度の整備が進んできました。外国人を守るための仕組みも強化されています。

また、出身国によっては、政府に認定された送り出し機関を通す必要がある場合や、日本語研修の修了証が求められることもあります。手続き前に、それぞれの国のルールを確認しておくと安心です。

参考：出入国在留管理庁　在留資格「特定技能」

受入れ機関（所属機関）の役割と条件

受け入れ機関とは、実際に外国人を雇う企業のことを指します。
外国人を採用するには、以下の条件を満たし、支援担当者（支援責任者）を社内に選任しておく必要があります。

• 入管法や労働法などの法律を守っている
• 特定技能外国人や同じ業務の日本人を、過去1年以内に会社都合で退職させていない
• 不適切な支援や未払い賃金などが原因で、過去1年以内に行方不明になった外国人がいない
• 給与を銀行口座に振り込むことができる
• 特定技能協議会に加入できる
• 外国人が理解できる言語で支援を行える

特定技能1号の受け入れでは、上記に加えて「支援計画」を作成し、実際に支援を実施する必要があります。※特定技能2号の場合、この支援義務はありません。

支援計画とは？

支援計画とは、外国人が安心して働けるよう、生活面や職場環境をサポートするための計画です。
住まいや生活オリエンテーションなど、決められた10項目の支援内容をもとに策定します。

この計画の作成は受け入れ企業の責任とされており、最初の書類は自社で用意する必要があります。登録支援機関にすべてを任せることができないため、多くの企業はアドバイスを受けながら進めています。
なお、日々の支援業務や書類提出は、登録支援機関へ委託するケースが一般的です。

近年は、支援体制の不備によって申請が不許可になる例も増えてきました。とくに、外国人が失踪した場合は、企業に受け入れ制限がかかる可能性があります。
そのため、書類の準備だけでなく、社内の理解や支援体制の整備も重要です。

【特定技能】その進め方、法令違反かも？企業が守るべき運用要領とは？

登録支援機関の役割と条件

登録支援機関は、特定技能1号の外国人に対して「支援計画」の作成サポートや実施を行う外部の専門機関です。

企業のなかに支援体制が整っていれば、必ずしも登録支援機関を利用する必要はありません。しかし、多くの場合は専門知識や実績のある支援機関に任せることで、スムーズに手続きを進めることができます。
とくに、実績のある登録支援機関と連携すれば、書類の不備による申請の不許可や支援上のトラブルも防ぎやすくなります。

登録支援機関として認められるには、以下の条件を満たす必要があります。

• 入管法や労働関係の法令を守っている
• 支援責任者・支援担当者を配置している
• 以下のいずれかの実績・経験がある
  • 中長期在留者を受け入れた実績（過去2年以内）
  • 外国人向け相談業務を事業として行っている
  • 支援担当者が過去2年以上、外国人支援に携わっていた
  • 上記と同等と認められる体制やスキルを持っている
• 外国人が理解できる言語で支援を行える
• 過去1年以内に重大な不正（失踪など）を起こしていない
• 支援にかかる費用を、外国人本人に負担させていない（直接・間接問わず）

登録の有効期間は5年で、継続するには更新手続きが必要です。
登録支援機関の一覧は、出入国在留管理庁の公式サイトで確認できます。

参考：出入国在留管理庁　登録支援機関(Registered Support Organization)

特定技能の受け入れは初めてでも安心！登録支援機関のサポート内容まるわかり

送り出し機関の役割と条件

送り出し機関とは、日本で働きたい外国人を海外で募集し、日本に送り出すまでのサポートを行う機関です。
※技能実習制度における送り出し機関とは定義が異なり、特定技能では利用が任意です

すでに日本で生活している外国人の在留資格を変更して雇用する場合、この機関を通さないこともあります。一方で、海外から新たに呼び寄せるケースでは、相手国の行政との手続きが必要になるため、送り出し機関との連携が重要なポイントです。

次のような条件を満たす機関を選ぶと、トラブルのリスクを減らせます。

• 日本語でのやり取りができる現地担当者がいる
• 候補者の選定や日本語教育の体制が整っている
• 相手国政府からの認可・推薦を受けている
• 不透明な費用請求や保証金の徴収をしていない

出入国在留管理庁は、送り出し機関との契約内容についてもチェックしており、不適切な契約（例：違約金、罰金条項など）がある場合は不許可になることもあります。
信頼できる機関と連携することが、スムーズな受け入れとトラブル回避のポイントです。

特定技能外国人の「支援計画」10のポイント

特定技能の在留資格を持つ外国人には、ほかの在留資格と比べて、企業が行うべき支援内容が多く決められています。
とくに「特定技能1号」の場合は、支援の内容と方法をあらかじめ書面でまとめて提出しなければなりません。

ここからは、外国人の職業生活・日常生活・社会生活を支えるために、省令で定められている10項目の支援内容について説明していきます。

1. 事前ガイダンス

在留資格認定証明書の交付申請や、在留資格変更許可申請を行う前に、以下の内容を説明します。説明は、対面やテレビ電話（Zoomなど）でおこなうことが可能です。

• 労働条件（勤務時間・賃金・休日など）
• 業務内容（職種・勤務地・勤務形態など）
• 入国時の流れと必要な手続き
• 保証金徴収の有無と禁止事項の説明

とくに入国前のガイダンスは、外国人本人の不安を軽減するうえで重要です。できるだけ母国語に近い言語で丁寧に説明しましょう。

2. 出入国する際の送迎

外国人が日本に入国・出国する際には、移動の不安をやわらげるためのサポートが必要です。

• 入国時：空港から事業所または住居までの送迎
• 帰国時：住居から空港まで同行し、保安検査場まで案内

空港でのピックアップには、登録支援機関のスタッフや翻訳者が同行することも多いです。

3. 住居確保・生活に必要な契約支援

安心して働き始められるよう、以下をはじめとした住まいや生活インフラの準備を支援します。

• 社宅の提供、または連帯保証人としての協力
• 銀行口座の開設
• 携帯電話・インターネット・電気・ガス・水道などの契約サポート　など

生活インフラが整っていないと、働くどころではなくなってしまいます。そのため、受け入れ時点で入居できる住宅を確保しておくことが、実務上とても重要です。
近年では、保証人不要のサービス住宅と提携している企業も増えています。

4. 生活オリエンテーション

日本での暮らしに早く慣れてもらうため、基本的なルールや習慣を説明します。

• ごみの出し方や交通ルール
  公共機関・施設の利用方法
  火災・病気・地震などの緊急時の対応
  医療機関の受診方法　など

口頭での説明だけでなく、多言語対応の資料や動画、地域の外国人支援センターとの連携なども活用すると効果的です。

5. 公的手続などへの同行

行政の手続きをひとりで進めるのが難しい場合、企業側の支援が重要になります。

• 住民登録やマイナンバーの取得
• 社会保険・税金に関する手続き
• 医療保険・年金の加入　など

入国後、役所での手続きは多く発生するため、企業の担当者が通訳や書類作成をサポートできる体制を整えておくと安心です。

6. 日本語学習の機会の提供

職場での円滑なコミュニケーションのために、日本語学習のサポートが欠かせません。

• 日本語教室・通信講座の紹介
• 学習教材やアプリの案内
• 学習時間の確保や受講費用の一部負担（可能な範囲で）　など

日本語能力は職場定着に直結するため、N3以上の合格を目指す支援制度を設けている企業も増えています。

7. 相談・苦情への対応

仕事や生活に関する悩みを相談できる環境を整えることも、大切な支援のひとつです。

• 仕事や生活に関する不安やトラブルへの対応
• 本人が理解できる言語での助言
• 専用の相談窓口やLINEなどでの受付体制づくり　など

外部の支援機関やNPOと連携し、第三者による相談窓口を設けておくと、企業側の負担も軽減でき、安心感にもつながります。

8. 日本人との交流促進

外国人の孤立を防ぐため、職場や地域での交流の機会をつくりましょう。
たとえば、以下のように日本人と交流する機会を設けることができます。

• 職場での歓迎会や社内イベントの実施
• 地域のお祭りや自治会活動への案内
• 社員食堂や休憩所などでの交流の場づくり　など

地域の国際交流協会などと連携し、イベントへの参加を呼びかけている企業も増えています。

9. 転職支援（人員整理などの場合）

受け入れ企業の都合で雇用契約を解除する「非自発的離職」の場合には、以下のような支援が義務づけられています。

• 転職先の紹介やハローワークへの同行
• 推薦状の作成
• 求職活動のための有給休暇の付与
• 行政手続きに関する情報提供

本人の在留資格に影響が出ないよう、早めかつ丁寧に対応する必要があります。
なお、自己都合による退職の場合は支援義務はありませんが、希望があれば一定の範囲で対応する企業もあります。

10. 定期的な面談・行政機関への通報

定期面談や必要に応じた通報など、就労中のフォロー体制も支援計画に含まれます。

• ３か月に１回以上、上司・支援責任者・本人による面談を実施
• 就労状況や悩みをヒアリング
• 違法行為や人権侵害などを確認した場合、通報する義務がある

形式的な面談で終わらせず、本人の声にしっかり耳を傾ける姿勢と、記録を残す仕組みの整備を進めましょう。

支援を自社だけで行う場合は、上記の10項目すべてに対応できる体制が整っているかを事前に確認してください。
また、業務の一部だけを登録支援機関に委託することも可能です。企業の負担や人員状況に応じて、無理のない体制を組むことが大切です。

今後の制度動向と企業が今から備えておくべきこと

政府は、2024年から2028年度までの5年間で、特定技能外国人の受け入れ枠を累計で最大82万人まで拡大する方針を発表しました。
この方針とあわせて、今後は制度そのものの見直しも予定されています。

育成就労制度とのすみ分けに注意

2027年度からは、新たな在留資格として「育成就労制度」が創設される見込みです。
この制度は、これまでの技能実習制度に代わる仕組みとして準備されており、日本国内で外国人が段階的に成長していけるよう支援することを目的としています。

もともと技能実習制度は「技能移転を通じて母国の経済発展に貢献すること」を目的とした制度でした。
しかし、帰国を前提としていたにもかかわらず、実際には企業の長期的な人材ニーズや外国人本人の希望により「特定技能への移行」を見越して受け入れるケースが増えていたのが実情です。
こうした状況をふまえ、育成就労制度では、初めから人材育成と就労の両方を目的とした新たな枠組みが用意される予定です。

※制度の詳細は、今後の法改正や政省令によって正式に決定される予定です。

【最新情報】新制度「育成就労」について｜技能実習制度との違い、何が変わるのか、今後の動きを詳しく解説

今後を見据えた企業側の備えとは

特定技能の制度がさらに広がっていくなかで、企業には次のような対応が求められるようになります。

• 複数の国から人材を確保できるルートの整備
• 支援計画を社内で行うか、外部に委託するかの体制見直し
• 日本語教育やキャリア支援など、定着を意識した中長期的な制度づくり
• 社内の多文化理解やマネジメントに関する研修の充実

こうした準備を早めに進めておくことで、制度の変化にも柔軟に対応でき、安定した採用や定着にもつながっていきます。

さいごに

特定技能制度は、単に「人手不足を補うための仕組み」ではなく、企業に新たな活気と多様性をもたらす可能性を秘めた制度です。

しかし、制度の複雑さから、十分な知識がないまま進めると、意図しないトラブルや手続きの遅延を招くリスクもあります。 こうした制度の複雑さを乗り越え、安定した採用と外国人材の定着を実現するには、国が提供する助成金や補助金を上手に活用することが鍵となります。

企業側の費用負担を軽減できる可能性があるため、ぜひ事前に確認しておきましょう。

現在、特定技能外国人向けに活用できる助成金や補助金をまとめた資料を無料で配布しています。

制度の活用をスムーズに進めるための第一歩として、ぜひご活用ください。