入国管理局に出す理由書の正しい書き方ガイド【例文つき】

入国管理局に提出する「理由書」は、在留資格の審査に大きく関わる大切な書類です。
決まった書式はありませんが、書かれている内容によって、許可が出るかどうかが変わることもあります。

この記事では、外国人本人と企業、それぞれの立場から押さえておきたいポイントや、参考になる例文をわかりやすく紹介しています。
入管がどこをチェックしているのかを理解し、構成や内容をしっかり整理してみましょう。

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理由書・雇用理由書の基礎を3分で整理しよう

在留資格を申請する際、出入国在留管理庁（入管）から「理由書」の提出を求められることがあります。実はこの理由書には、企業が用意するものと外国人本人が作成するものの２種類があるのをご存じでしょうか？

ここでは、それぞれの理由書が「どのような場面で必要になるのか」「誰が書くのか」といった、混乱しやすいポイントをわかりやすく整理していきます。

企業が用意する「雇用理由書」ってなに？

外国人を採用する企業側が準備するのが「雇用理由書」です。
この書類では「なぜその外国人を採用するのか」「仕事内容と本人のこれまでの経歴がどうつながっているのか」といった点を、企業の立場から入国管理局へ伝えます。

主な目的や役割は以下のとおりです。

• 提出の場面：外国人の就労ビザ申請時
• 提出者：雇用する企業（人事や採用担当など）
• 書くべき内容：企業の情報、採用理由、担当する業務、本人の経歴との関係性、支援体制の有無など
• 書類の役割：「この人を採用することに妥当性がある」と企業が証明するための書類

ポイント

雇用理由書の提出は必須ではありませんが、審査の結果を左右する重要な資料のひとつです。
とくに、申請者の経歴と仕事内容がかみ合っていないように見える場合や、企業の規模が小さいと判断される場合には「なぜこの外国人を雇う必要があるのか」をていねいに説明することが大切です。
こうした補足があることで、審査がスムーズに進む可能性も高まります。

外国人本人が用意する「理由書」ってなに？

入国や在留資格の変更を申請する際、外国人本人が提出するのがこちらの理由書です。
「なぜ日本で働きたいのか」「どうしてこの会社を選んだのか」といった内容を、自分の言葉で書く必要があります。申請の背景や意図を伝えることが目的です。

主な目的や役割は以下のとおりです。

• 提出の場面：新しい在留資格の取得、在留資格の変更・更新、転職時など
• 提出者：外国人本人
• 書くべき内容：来日の目的、会社を選んだ理由、学歴・職歴、将来のキャリアプランなど
• 書類の役割：申請内容の背景や本人の意思を説明する「補足資料」

ポイント

この理由書も義務ではありませんが、提出することで審査官にとって内容の理解が深まり、審査が進みやすくなるケースが多く見られます。とくに書類上では伝わりにくい本人の考えや、納得できる理由がある場合は、有効な補足資料となるでしょう。

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なぜ「任意提出」でも理由書が必要なの？

理由書や雇用理由書は、法律上の義務ではありませんが、多くの場面で提出が推奨されています。その理由として、以下のような点が挙げられます。

• 提出しないと、あとから追加資料を求められる可能性がある
• 書類だけでは伝わりにくい事情（転職理由、採用の背景など）を補足できる
• 企業の支援体制や採用の意図を伝えることで、審査官の安心材料になる

とくに、外国人雇用に慣れていない中小企業の場合は、審査官・提出者のどちらも不安を感じやすいものです。
そのため「なぜこの人を採用するのか」「どのような支援体制があるのか」といった点を、言葉で丁寧に伝えることがとても大切です。

入国管理局がチェックする4大ポイント

理由書や雇用理由書は、申請書類だけでは伝えきれない情報を補うための資料です。
とはいえ、どこを見られているのか、どう書けば納得してもらえるのかは意外と知られていません。

入国管理局の審査官が重視するポイントは、おもに次の4つです。

• 業務内容と外国人の経歴の関係
  仕事内容が、申請者の学歴や職歴と一致しているか（とくに「技術・人文知識・国際業務」などの要件に合っているか）
• 会社の安定性と継続性
  黒字経営かどうか、継続的に雇用できそうか、給与をきちんと払えるか
• 採用の合理的な理由
  なぜ日本人ではなく、その外国人なのか（語学力、専門知識、文化的な理解など）
• 受け入れ体制の整備状況
  社会保険の加入状況、教育・研修制度、生活面のサポートなどがきちんと整っているかどうか

企業の「カテゴリー」による違いと準備のポイント

就労ビザを申請する際、企業は法務省が定める「カテゴリー1〜4」のいずれかに分類されます。この区分によって、審査の視点や理由書で説明すべき内容が少しずつ異なってくるため、注意が必要です。

カテゴリーの数字が小さいほど企業の信頼度が高いと判断され、理由書に求められる説明も少なめで済みます。
一方、カテゴリー3や4の企業では、理由書の中で「なぜこの人を採用するのか」「会社として信用できるか」といった内容をしっかり補うことが、とても大切です。

【企業向け】雇用理由書の例文と書き方ガイド

雇用理由書では「なぜこの人材を採用したのか」「どのような場面で活躍してもらいたいのか」を具体的に伝えることが大切です。
そうすることで、審査官にしっかりと意図が伝わり、納得してもらえる書類になります。

ここでは、中規模の機械専門商社が、ミャンマー進出を見すえてミャンマー出身の人材を採用するという架空のケースをもとに、雇用理由書の例文をご紹介します。

【保存版】外国人採用の必要書類まとめ｜雇用形態・時期別にポイント解説

雇用理由書に必ず盛り込みたい内容

雇用理由書は、企業が「この外国人を採用することにきちんと理由がある」と説明するためのものです。とくに、以下の5つのポイントは業種や職種に関係なく、どの雇用理由書にも共通して求められる内容といえるでしょう。

①企業の基本情報や事業内容

どの業種に属し、どのような製品やサービスを扱っているかを具体的に書きましょう。設立年や社員数といった基本的な情報に加え、過去に外国人を採用した経験がある場合は、その実績もあわせて記載すると効果的です。

企業としての信頼性や、外国人を受け入れる体制があることが伝わりやすくなります。

②採用の背景

なぜ今、このタイミングで外国人材を必要としているのか、その理由をわかりやすく説明しましょう。

たとえば、日本人では対応が難しい仕事があるのか、語学力や異文化理解など外国人ならではの強みが求められているのか、具体的な背景があると納得感が高まります。

③採用者が担当する予定の業務内容

職種名だけでなく、どんな作業を担当する予定なのかを詳しく書いてください。
その仕事が会社の中でどんな役割を果たしているかにも触れておくと、全体像がつかみやすくなります。

また、その業務に対して採用者の学歴や職歴がどうつながっているかも補足しておくと、書類の説得力が一段と増します。

④企業側が用意している支援体制

日本語研修や業務マニュアルの整備状況、先輩社員によるサポートなど、受け入れ体制が整っていることを伝えましょう。こうした情報は、入国後の職場定着の可能性を判断する材料にもなります。

また、住まいや生活面のサポートについても、対応できる範囲で書いておくと審査官に安心感を与えることができます。

⑤企業として期待している役割や今後の展望

どんな場面で力を発揮してほしいのか、将来的にどのような成長や貢献を期待しているのかを書いてみましょう。
こうした将来像を伝えることで「一時的な雇用ではなく、長く活躍してもらいたい人材である」という企業の意図がしっかりと伝わります。

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【外国人本人】理由書の例文と書き方のポイント

理由書では、入国や転職の理由、そしてこれからの目標などを自分の言葉で伝えることが大切です。読む人に「この人なら安心して働いてもらえそうだ」と思ってもらえるよう、納得感のある内容を心がけましょう。

ここでは、前のセクションで紹介した「雇用理由書」と同じく、ミャンマー出身の人物を想定した例文をご紹介します。

外国人採用の羅針盤｜入管法施行規則の改正点と今すぐやるべきこと

理由書は3つのパートに分けて考えると書きやすい

理由書の長さは、A4用紙で1〜2枚ほどが目安です。
次のように内容を3つのパートに分けると、読み手にも伝わりやすく、スムーズに書き進めることができます。

①自分の経歴・来日した理由

出身国や年齢、これまでの学歴・職歴、日本に来たきっかけなどを簡単にまとめましょう。
これらの情報を整理しておくと、申請者の背景が読み手にも自然に伝わります。

②その会社を選んだ理由・応募した動機

なぜその企業に関心を持ったのか、自分の経験やスキルとどのようにつながるのかを説明するパートです。
とくに、仕事内容と自分の専門分野や日本語力との関係について触れると、説得力がグッと増します。

③今後の目標・日本で働く意欲

この会社でどんなふうに成長していきたいか、将来的にどんな役割を目指しているのかなど、自分の想いを素直な言葉で書きましょう。
日本で働くことに対する前向きな気持ちや責任感も、しっかり伝わるように意識することが大切です。

理由書・雇用理由書を提出する前に見直しておきたいこと

提出の直前になって「本当にこれで大丈夫だろうか」と不安になる方は少なくありません。

ここでは、よくある見落としや記載ミスを防ぐために、チェックしておきたいポイントを整理しました。審査官の視点に立って内容を見直すときに、ぜひ参考にしてみてください。

入管が知りたい内容になっているかを確認する

理由書は、自由に気持ちをつづる作文ではありません。
大切なのは「この外国人を受け入れる理由に納得できる」と審査官に思ってもらうことです。
そのためには「採用の背景」「雇用条件」「今後の見通し」といった、入管が知りたい情報を正しく、もれなく書く必要があります。

ただし、あれこれ詰め込みすぎると、かえって読みづらくなってしまうこともあります。
A4用紙1〜2枚におさめ「なぜこの人を採用したのか」「どんな仕事に関わるのか」が一目でわかるよう、全体の構成も意識して見直しておきましょう。

在留資格ごとに異なる審査ポイントを押さえる

すべての理由書に共通する内容だけを書くのではなく、申請する在留資格に合わせて内容を調整することが大切です。
たとえば「技術・人文知識・国際業務」の場合は、仕事内容と学歴・職歴の関係が重視されます。一方「経営・管理」では、事業の安定性や収益の見込みなどが審査対象になります。

それぞれの在留資格でチェックされるポイントを理解したうえで、必要な情報をしっかり盛り込んでください。

雇用契約や業務内容を理解したうえで作成しているかを確認する

外国人本人が理由書を作成する場合は、「どんな仕事をするのか」をきちんと理解したうえで書かれているかが重要です。もし内容にズレがあると「仕事のミスマッチによる早期退職」を心配され、不許可につながることもあります。

契約内容や実際の業務をしっかり把握したうえで、自分の展望や意欲を言葉にすることが大切です。

日本語で書く場合は伝わりやすさを意識する

本人の理由書は外国語でも提出できますが、日本語能力の高さを証明するために、あえて日本語で作成することも可能です。とくに通訳や翻訳など、日本語を使う業務に関わるときは、日本語で書くことが好印象につながることもあります。

ただし、文法や表現に不自然な点が多いと、かえってマイナスに見られるおそれがあります。短くわかりやすい文で、論理的に構成されているかを意識しながら仕上げましょう。

曖昧な表現や抜けている情報がないかをチェックする

内容がふんわりしすぎていたり、大事な情報が抜けていたりすると、審査官にうまく伝わりません。とくに、次のような内容が不足していないかを確認してください。

• 理由があいまい（例：「日本が好きだから」など）
• 転職や退職の経緯が書かれていない
• 業務とスキルの関係性がはっきりしない
• 支援体制について一切ふれられていない

読み手の立場に立って、「ここで疑問に思いそうだな」と感じる部分には、先まわりして答えを添えるようにすると安心です。

理由書と証拠書類の内容が一致しているかを確認する

書かれている内容に信ぴょう性を持たせるには、それを裏づける証拠書類を一緒に提出することが大切です。

企業側なら、雇用契約書・登記簿・決算書などがその例です。外国人本人であれば、履歴書、卒業証明書、資格証明書などが該当します。

また、民間の書類よりも、公的機関が発行したもののほうが信頼されやすい傾向があります。可能であれば、公的な証明書でしっかり根拠を示すようにしましょう。

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さいごに

理由書や雇用理由書は、ただ書くだけでなく、入国管理局にきちんと伝わるかどうかが大きなポイントになります。
事実に基づき、証拠となる資料と内容がしっかり一致しているかを意識しながら、読み手の立場で文章を整理していくことが大切です。

もし途中で悩んだときは、この記事をもう一度読み返してみてください。
「審査官はどんな情報を求めているのか？」を想像しながら、一つずつ丁寧に準備を進めていきましょう。

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＜参考サイト＞

就労ビザにおける理由書の書き方|グローバル採用ナビ

【1から丁寧に！】ビザ申請時に必要な書類『理由書』について

【例文あり】雇用理由書の書き方を基礎から学ぼう ～文量・ポイント～ | Bridgers